048_Sag es! Kritisches Feedback wertschätzend vermitteln

Bianca Prommer [00:00:00]:
Feedback geben, kritische Dinge im Team ansprechen. Naja, vielleicht fällt dir das ja oftmals auch schwer. Denn wie sagt man der Kollegin beispielsweise, dass sie streng riecht oder wir mit der Arbeit und dem Ergebnis von Teammitglied A unzufrieden sind? Ja, In dieser Folge teile ich die Sag-Es-Formel mit dir, denn damit gelingt dir kritisches als auch positives Feedback und das transparent, wertschätzend und ohne Menschen zu verletzen. Also lass uns loslegen. Hallo und herzlich willkommen in der neuen Podcast Folge von Veränderung einfach machen. Ja, wer von uns kennt es nicht? Diese Situationen, wo wir kritisches Feedback geben sollten, wo wir vielleicht auch einmal Dinge ansprechen sollten, wo wir uns denken, wie kann ich das sagen, ohne jetzt jemanden zu verletzen. Also beispielsweise, wenn eine Kollegin oder ein Kollege streng riecht, wenn wir unzufrieden mit den Ergebnissen einer Aufgabe sind, wenn uns einfach was nicht passt. Und ganz ehrlich, ich habe mich lange, lange Zeit auch immer wieder davor gedrückt, solches Feedback zu geben.

Bianca Prommer [00:01:16]:
Mir ist es leicht gelungen, positives Feedback zu geben, jemandem zu sagen, wenn er was gut gemacht hat. Aber es war mir so unangenehm, wenn ich etwas Kritisches ansprechen habe müssen. Und Meistens war das einfach, weil ich nicht gewusst habe, wie ich das machen soll. Und das war halt, dass ich dann eher zurückgesteckt habe, meine eigenen Bedürfnisse zurückgesteckt habe, Aufgaben überarbeitet habe, nur nichts sagen zu müssen. Da muss ich immer an meinen Kollegen, an einen ehemaligen Kollegen von mir denken, dem Toni. Der war bei mir im Büro und der hat dann irgendwie so eine komische Tät gemacht, wo er sich eigentlich recht gesund ernährt hat. Und Das war so, dass der Toni schon so gegen 6 Uhr morgens im Büro war. Ich bin dann so kurz nach 7 ins Büro gekommen und da hat es so furchtbar gerochen.

Bianca Prommer [00:02:09]:
Der hat dann meistens in der Früh schon Brokkoli mit irgendeinem Käse gegessen. Also eigentlich gesund, aber es hat halt im Büro nicht ganz so gut gerochen. Und ganz ehrlich, sieben Uhr morgens dann so eine Duftwolke im Büro zu haben, das habe ich dann oftmals nicht ausgehalten, habe die Fenster aufgerissen. Ja, war aber allerdings, ich hätte einfach was sagen sollen. Aber ich habe mich halt echt davor gedrückt, weil ich mir, ja, ich habe mir wirklich so die Frage gestellt, wie spreche ich das aus? Und seit ich jetzt natürlich auch in der Beratung tätig bin, im Coaching, im Mentoring, gerade im Bereich Agilität, agile Transformation, da ist es natürlich schon auch notwendig Feedback zu geben, auch mal konstruktiv-kritisches Feedback zu geben. Und dieses Feedback, da stelle ich mir natürlich immer wieder die Frage, naja wie kann ich das machen Und auch meine Kunden und Kundinnen fragen mich immer, du Bianca, wie kann ich hier konstruktiv kritisches Feedback geben, ehrlich, wertschätzend und ohne zu verletzen? Und deshalb habe ich mir gedacht, lass uns doch mal dazu auch eine Podcast-Folge aufnehmen, weil diese Frage gerade erst wieder aufgetaucht ist bei einem meiner Teilnehmer in der Agile Change Mastery. Da ist auch gerade das Thema, dass er unzufrieden ist mit der Leistung einer Mitarbeiterin und er möchte einfach wissen, wie kann er das jetzt sagen, wie kann er hier auch generell offener, überhaupt im ganzen Unternehmen offener mit so Kritik auch umgehen und wie kann man das einfach aussprechen. Und ich habe diesem Teilnehmer dann von der Sag-Es-Formel erzählt und diese Sag-Es-Formel ist eigentlich etwas ganz Einfaches.

Bianca Prommer [00:03:56]:
Diese Sag-Es-Formel hilft nämlich dabei, strukturiert, systematisch Feedback zu geben und das wirklich sehr sehr wertschätzend und auch so, dass Menschen das dann auch annehmen können. Und diese Sag-Es-Formel, die teile ich jetzt mit dir und ich habe auch ein Beispiel mitgebracht, das auch gleich mal zu zeigen. Wichtig ist, bevor du bitte jetzt mit dieser Sag-Es-Formel arbeitest, ist ganz ganz wichtig, dass wir zwei Voraussetzungen brauchen. Voraussetzung 1 ist, gib Feedback bitte nur dann, wenn es auch erwünscht ist. Also geh nicht einfach hin und sag, mir ist da was aufgefallen, lass uns reden, sondern frag, ob du Feedback geben darfst. Dir ist etwas aufgefallen, du würdest gerne Feedback geben, ob das in Ordnung ist. Damit holst du dir auch ein erstes Ja ab und damit kann der andere das dann auch viel besser nehmen. Die zweite Voraussetzung ist, bitte gib Feedback nur mit einem positiven Gedanken der Hinterbeiter, weil dir diese Person wichtig ist, weil dir die Weiterentwicklung von der Person wichtig ist.

Bianca Prommer [00:05:03]:
Also statt Feedback eher Feedforward. Heißt, wie kann mein Feedback beitragen, dass ich diese Person weiterentwickeln kann? Also dass man es eher als Geschenk sieht und jetzt nicht so, dem drücke ich jetzt was rein. Und dann ist es auch wirklich wertvoll und dann kann auch diese Sag-Es-Formel super funktionieren. Ich sage es zuerst, was Sag-Es bedeutet. Es ist ein Akronym, das heißt jeder dieser Buchstaben von Sag-Es steht für einen bestimmten Schritt. Ich gehe dann auf die einzelnen Schritte ein und habe dann auch noch ein Beispiel für dich. Also. Sag es steht für das es steht für Sichtweise schildern.

Bianca Prommer [00:05:47]:
A steht für Auswirkungen beschreiben. Das G steht für Gefühle benennen. Das E steht für Erfragen der anderen Sichtweise und das S steht für Schlussfolgerungen ziehen. Also wir haben Sag es und jedes dieser Buchstaben in diesem Akronym, das kann man sich so super einfach merken, ist ja wirklich einfach eine Phase im Feedback. Lass uns mit dem ersten Buchstaben beginnen, dem S. Sichtweise schildern. Feedback sollte so konkret wie möglich sein. Mir hat einmal eine Führungskraft gesagt, Bianca, alle unsere Kunden finden dich, Punkt, Punkt, Punkt.

Bianca Prommer [00:06:35]:
Ja, ich möchte das Wort da jetzt nicht aussprechen. Dann habe ich gesagt, naja, erstens, welche Kunden, wer, was genau? Ja, geht es mein Verhalten? Geht es also worum geht es? Im Endeffekt hat er das so gedacht und wollte, er hat einfach nicht mit mir umgehen können, wie auch immer, völlig egal. Aber ganz ehrlich, mit dem Feedback habe ich heute auch nichts anfangen können. Deswegen ist es auch so wichtig, dass du ganz gezielt im Detail beschreibst, worum es geht. Und da geht es nicht deine Gefühle, sondern da geht es echte Beobachtungen. Also Sichtweise schildern. Hier geht es darum, dass du im Detail erklärst, was du beobachtet hast, was du gehört hast, was du erlebt hast. Du kannst hier beispielsweise mit dem Satz beginnen, mir ist aufgefallen das Oder ich habe beobachtet das.

Bianca Prommer [00:07:33]:
Ich habe gehört das. Ich habe gesehen das. Das heißt, du beschreibst in diesem ersten Schritt, in diesem Es, sichtweise schildern, im Detail, worum es geht, was du beobachtet hast, was wirklich da ist. Also wirklich, was sind Fakten, die hier sind. Zum Beispiel, ich habe da ein Beispiel aus einem meiner agilen Teams mitgebracht, und zwar war das so, dass einer der Teammitglieder immer fünf Minuten zu spät zum täglichen Stand-up-Meeting kommen ist. Wir haben 8 Uhr gestartet und er ist immer erst 5 nach 8 gekommen. Und wenn ich jetzt das sage und wenn ich da jetzt Feedback geben möchte mit der Sagesformel, würde ich jetzt bei Sichtweise schildern, zum Beispiel sagen, Tim, mir ist aufgefallen, dass du in jedem unserer Daily Stand-Up Meetings fünf Minuten nach Beginn den Raum betrittst. Oder mir ist aufgefallen, dass du letzte Woche am Montag, Mittwoch und Freitag erst 8 nach 5 in unser Daily Stand-Up Meeting gekommen bist.

Bianca Prommer [00:08:41]:
Also was ist wirklich ganz konkret? Und das sollte einfach eine Aussage sein, eine Beschreibung sein, ohne hier jetzt wirklich schon etwas zu interpretieren oder irgendwas hineinzugeben, was nicht da ist, sondern es ist einfach nur eine Aussage. Also Buchstabe 1, es sichtweise schildern. Das A steht für Auswirkungen beschreiben. Da geht es darum, dass du die Effekte und Konsequenzen dieses Verhaltens beschreibst. Also welche Konsequenzen, welche Auswirkungen hat denn dieses Verhalten? Du kannst hier beispielsweise beginnen, für mich bedeutet das oder für mich heißt das das. In unserem Beispiel könnte das so etwas sein wie, für uns als Team bedeutet das, dass wir immer fünf Minuten warten müssen oder dass wir fünf Minuten Zeit dadurch verlieren und dadurch unser Stand-up-Meeting bis 20 nach statt bis 15 nachgeht. Also du beschreibst einfach, was sind die Auswirkungen. Das Gustav, also das G wie Gustav steht für Gefühle benennen.

Bianca Prommer [00:09:52]:
Da geht es ganz klar darum, wie fühlst du dich dabei. Da ist wichtig, dass du Ich-Botschaften verwendest und nicht sagst, du bist nicht interessiert an diesem Thema Agilität. Du verhinderst, dass wir uns da abstimmen. Du verhinderst. Nein, es geht Ich-Botschaften. Beginne da am besten mit Ich fühle mich oder mein Gefühl ist oder Ich denke das. Wie fühlst du dich? Was sind die Gefühle, die da mitspielen? Achte ich wirklich auf Ich-Botschaften? Das ist ganz, ganz wichtig. Ich habe zum Beispiel dann zu dem Kollegen gesagt, du Tim, ganz ehrlich, dadurch fühle ich mich wirklich wenig wertgeschätzt.

Bianca Prommer [00:10:33]:
Also ich habe wirklich so das Gefühl gehabt, dass er mich nicht wertschätzt, dass er mich als Agile Coach nicht wahrnimmt, dass er auch das ganze Team nicht wirklich wertschätzt, weil er da mit unserer Zeit zuspielt. Und das habe ich dann genannt und gesagt, okay, ich fühle mich so und so. Also das Sag-S, also das S steht für Sichtweise schildern, das A für Auswirkungen beschreiben und das G für Gefühle benennen. Jetzt kommt ein ganz, ganz wichtiger Teil, weil ganz oft beim Feedback ist es so, dass wir einfach nur unsere Sichtweise schildern, wie wir das sehen und dann so quasi frisst oder stirbt damit. Entschuldigung meine Ausdrucksweise, aber das ist ganz oft so bei Feedback, dass wir das einfach nur hinwerfen und sagen, das musst du das so hinnehmen. Deswegen gefällt mir diese Sag-Es-Formel so gut, weil dieses E steht für erfragen, wie der andere diese Situation sieht. Hier geht es darum, dass du dein Gegenüber zu Wort kommen lässt und auch einmal seine Sichtweise einholst. Beispielsweise indem du fragst, wie siehst du denn das? Also in meinem Beispiel habe ich dann gesagt, du Tim, wie siehst denn du das? Wie erlebst denn du das? Und das Spannende war, dass in meinem Fall, da hat der Tim gesagt, naja, das liegt daran, dass er in der Früh sein Kind zum Kindergarten bringt und 8 Uhr einfach nicht möglich ist.

Bianca Prommer [00:12:01]:
Und weil es einfach nicht ausgeht. Vom Kindergarten ist ein bisschen auch abhängig, wie sein Kind dann auch entsprechend in der Früh drauf ist. Und deshalb schafft das nicht. Und das ist natürlich ganz was anderes, wenn ich diese Sichtweise dann auch höre, warum das so ist, als wenn ich davon ausgehe, dass es etwas ist, dass er etwas gegen mich hat, gegen Agilität hat, gegen was auch immer hat. Und deshalb finde ich das so wichtig, dass wir nachfragen, wie siehst denn du das? Was ist deine Meinung dazu? Wie erlebst du das? Und dann kommen wir auch zum S, zum letzten S von Sag es und zwar Schlussfolgerungen ziehen. Da geht es wirklich darum, dass wir dann über eine gemeinsame Lösung nachdenken, dass wir Tipps teilen, dass wir gemeinsam überlegen, was könnte es ein nächster Schritt sein. Da geht es also wirklich die Frage, was erwarte ich mir denn jetzt von meinem gegenüber, dem ich jetzt Feedback gebe, was wünsche ich mir und da könnte ich jetzt zum Beispiel einmal die Frage stellen, wie könnte eine Lösung aussehen, was könnten wir jetzt tun. Ich könnte aber auch einen Wunsch äußern und sagen, du ich wünsche mir das.

Bianca Prommer [00:13:15]:
Also in meinem Beispiel könnte ich sagen, du Team, ich wünsche mir, dass du ab sofort 8 Uhr pünktlich da bist. Oder ich überlege mit dem Team gemeinsam, du Team, wie könnte denn eine Lösung aussehen? Und es war dann wirklich so, dass wir das tägliche Stand-Up-Meeting dann einfach 5 Minuten nach hinten verschoben haben. Wir haben dann von 8.05 Uhr bis 8.20 Uhr gemacht. Das war auch für die restlichen Teammitglieder in Ordnung und damit war der Team immer pünktlich im täglichen Stand-up-Meeting. Das heißt, wenn wir es schaffen hier gemeinsam auch noch einmal eine Lösung zu finden, eine Schlussfolgerung daraus zu ziehen, einen nächsten Schritt zu setzen, dann wird dieses Feedback auch genutzt, dann wird mit diesem Feedback auch was gemacht. Das heißt zusammengefasst, Die Sag-Es-Formel ist ein wunderbarer Leitfaden durch Feedback, egal ob das jetzt positives Feedback ist. Ich kann es natürlich auch mit positiven Rückmeldungen geben, mit positiven Beobachtungen geben und ich kann es natürlich eben auch für konstruktiv-kritisches Feedback geben. Wir haben, damit du auch weißt, wie ich das einsetze, natürlich setze ich das auch in meinen Teams ein, diese Sag-Es-Regel oder diese Sag-Es-Formel.

Bianca Prommer [00:14:26]:
Und zwar haben wir in einem Team Karten gestaltet, wo diese Sag-Es-Formel auf der Rückseite steht. Und auf der Vorderseite war entweder ein Rufzeichen oder ein Kreuz, also ein X drauf. Und das X hat geheißen, aktuell keine Aktivität notwendig. Und das Rufzeichen steht für, also es waren zwei Rufzeichen in diesem Kartenset, steht für du übst heute die Sag-Es-Formel mit einer anderen Person. Also wir haben es ein bisschen spielerisch gemacht, haben dann am Ende eines Teammeetings zum Beispiel immer ziehen lassen und die beiden, die dann das Rufzeichen gezogen haben, haben die Sag-Es-Formel ausprobiert und sich hier einfach mal Feedback gegeben. Das ist so eine spielerische Möglichkeit. In einem anderen Team haben wir die Sagesformel auf einen schönen Flipchart drauf geschrieben, also schön gestaltet, haben das dann im Meetingraum ganz zentral aufgestellt. Da steht es heute noch und das ist immer so der Reminder sozusagen für die Sagesformel.

Bianca Prommer [00:15:33]:
Ich möchte, dass du diese Sagesformel einfach mal ausprobierst, weil ich glaube, dass sie dir wirklich weiterhilft, hier Feedback zu geben. Probier es zunächst mal mit positiven Feedback aus und wage dich dann auch vor zu etwas negativeren, vielleicht konstruktiv kritischen Feedback. Also jetzt bist du dran, probier die Sag es Formel aus und ich freue mich, wenn du mir Feedback gibst und mir sagst, wie dir diese Podcastfolge gefallen hat. Ich freue mich natürlich auch über eine 5-Sterne-Bewertung auf Spotify oder Apple Podcast. Schreibt mir gerne eine Bewertung. Ich freue mich, weil es mir natürlich hilft, diesen Podcast noch sichtbarer zu machen, noch mehr Menschen mit dem Thema Veränderung, Agilität, Innovation zu berühren und ich glaube das braucht es, denn es geht darum Veränderung einfach zu machen. Alles Liebe, bis zum nächsten Mal. Ciao, ciao.