Auftragsklärung in Veränderungsprozessen: Schritt für Schritt zu klaren Zielen und Erwartungen

Bianca Prommer [00:00:00]:
Ganz egal, ob du mehr Agilität in deinem Team bringen möchtest, ein neues Tool einführen möchtest, neue Formen der Zusammenarbeit in deinem Team etablieren möchtest, ganz ehrlich, der Erfolg steht und fällt mit einer guten Auftragsklärung. Und das sage ich nicht nur als externe Beraterin, sondern ich glaube, dass das vor allem für interne Expertinnen und Experten wichtig ist. Weil ich als externe Beraterin, ich kläre immer einen Auftrag zuerst. Ich stelle immer ganz, ganz viele Fragen, natürlich ein Verständnis zu haben. Und erlebe es sehr häufig, dass wenn interne Agile Coaches, OrganisationsentwicklerInnen oder auch Change-Verantwortliche, da vielleicht wirklich beauftragt werden, so führ ein neues Tool ein, probier was aus mit uns, mach uns agiler, hier wirklich vergessen, eine klare Auftragsklärung zu machen, also wirklich eine detaillierte. Weil die klare Auftragsklärung hilft uns dabei, Ziele und Erwartungen zu verstehen und vor allem die Klarheit zu haben, dass wir alle vom selben sprechen. Ja, wenn das nur so einfach wäre, weil ich natürlich in der Praxis viele, viele HL-Coaches und Change-Verantwortliche sehe, die genau an dieser unklaren Auftragsklärung scheitern. Und in dieser Folge möchte ich dir eine ganz konkrete Anleitung liefern, damit du den Auftrag sauber in deinem Unternehmen klären kannst.

Bianca Prommer [00:01:32]:
Also lass uns loslegen. Hallo und herzlich willkommen in der neuen Folge von Veränderung einfach machen. So schön, dass du auch heute wieder dabei bist. Ja, der Sommer hat uns, wir sind mitten im Sommer. Es ist August, ganz ganz wunderbar. Ich hoffe, du genießt auch die Zeit und den Sommer und ich genieße ihn auf jeden Fall. Ich bin gerade in Kärnten am See, genieße da das Wetter, genieße da einfach alles, was so ein See mit sich bringt, mit Stand-up-Batteln, Schwimmen, aber auch Radfahren und Wandern in der Umgebung und erhole mich da gerade und ich hoffe, dass auch du einen wunderbaren Sommer hast. Und vielleicht ist es bei dir auch so, ich kann mich noch erinnern, bei uns in der Automobilindustrie, wie ich damals noch war, war so, der Sommer war ja natürlich, da waren Betriebsurlaube, da war es eher ruhig, weil natürlich auch unsere Kunden im Urlaub waren.

Bianca Prommer [00:02:31]:
Und im September ist es dann losgegangen. Vor allem da war da vielleicht noch Budget übrig, dann hat man geschaut, dass man noch was ausgibt und man ist plötzlich mit was Neuem betraut worden. Man hat dann gesagt, okay lasst uns noch das und das machen, starten wir noch das und das. Und vielleicht ist es auch bei dir, dass jetzt so ab September dann wieder mal so richtig losgehen wird, dass es darum geht, da wirklich mit neuer Energie da auch was zu starten. Und deswegen habe ich mir auch gedacht, naja, aber dann lass uns mit dem ersten Punkt starten, und zwar mit der Auftragsklärung. Die Auftragsklärung ist für mich wirklich etwas, wo es darum geht, Klarheit auf allen Seiten der Beteiligten zu schaffen. Also es geht darum herauszufinden, worum geht es denn genau. Damit nicht nur ich mehr Klarheit habe, was so die Erwartungen an mich, an meine Rolle, an das Thema sind, sondern dass auch mein Gegenüber, also mein Auftraggeber beispielsweise hier entsprechend mehr Klarheit bekommt.

Bianca Prommer [00:03:36]:
Ganz konkret ein Beispiel Marie. Marie war eine Studierende von mir, die Berufsbegleitung studiert hat und die ist beauftragt worden in ihrem Team ein neues, agileres Vertriebswerkzeug, also ein wirkliches Sales-Tool ins Team zu bringen. Und Marie war total Feuer und Flamme, weil sie hat das Tool schon kennengelernt, sie hat die Vorteile gesehen, die ist da wirklich losgesprintet, also wirklich voller Elan, hat da wirklich Spaß dran gehabt, Dinge auszuprobieren, darüber zu sprechen, die hat tolle Trainings dann für ihre Kolleginnen und Kollegen gemacht. Nur das Problem war, dass sie halt ganz ganz wenig Unterstützung bekommen hat, vor allem von ihrer Führungskraft, dass das Thema dann keine Priorität gehabt hat. Bis es geheißen hat, du lasst uns mit zwei Stunden Training machen zu dem Tool. Da hat es geheißen, na dafür haben wir keine Zeit. Und da war sehr sehr schnell klar, das hat an der Auftragsklärung oder ist an der Auftragsklärung gescheitert. Weil die Marie hat quasi gehört, mach mal und ist los gestartet.

Bianca Prommer [00:04:41]:
Sie hat da nicht konkret danach gefragt und das sehe ich halt wirklich immer wieder. Und deshalb finde ich es so wichtig, dass wir uns hier über diese Auftragsklärung Gedanken machen. Also dass es wirklich darum geht, was ist mein Auftrag, wohin wollen wir, was ist das, was erreicht werden soll, was ist meine Rolle da drinnen, Was ist das, was die Erwartungen an mich, an das Thema sind? Was ist das, warum es wirklich geht? Da gibt es ein paar Fragen, die ich finde, die auch wichtig sind. Für mich ist das so wichtig. Ich sehe das so häufig, dass dann vor allem Agile Coaches oder eben wirklich Menschen, die in den Unternehmen sind und was voranbringen wollen, die dann sagen, so quasi den Auftrag bekommen zwischen Tür und Angel, was heißt, naja, dann mach halt einmal, probier mal aus. Aber nicht so wirklich klar ist, na was jetzt eigentlich, was soll ausprobiert werden. Und ich glaube, wir müssen halt wirklich herausarbeiten, Was ist wirklich unser Auftrag? Worum geht es wirklich? Was darf ich und was darf ich nicht? Wo bekomme ich Unterstützung und wo bekomme ich keine Unterstützung? Und damit dir das gelingt, Möchte ich dir heute ein Tool vorstellen. Du weißt ja mittlerweile, wenn du mir schon länger folgst, schon öfters meinen Podcast gehört hast.

Bianca Prommer [00:06:08]:
Ich liebe ja Werkzeuge, ich liebe ja Templates, ich liebe ja Canvases, hier wirklich Dinge einfacher zu machen. Und habe natürlich auch für die Auftragsklärung ein solches Canvas entwickelt und zwar das Auftragsklärungscanvas und dieses Auftragsklärungscanvas führt dich wirklich Schritt für Schritt durch die Auftragsklärung. Das heißt, du musst jetzt nicht alles merken, was ich dir gleich noch mitgeben werde. Du kannst natürlich alles mitschreiben, ich bin jemand, ich muss mir alles mitschreiben, damit ich es mir merke. Du kannst dir das auch bei mir kostenlos holen. Und zwar habe ich dir das in das Transformations-Kit gegeben. Das ist ja meine kostenlose Online-Bibliothek, wo alle diese Vorlagen, also viele dieser Vorlagen, die ich so habe, für dich zur Verfügung stehen, damit du da wirklich die Veränderung besser machen kannst, den nächsten Veränderungsprozess besser gestalten kannst, damit Menschen mitmachen, damit Menschen sagen, hey cool, wo kann ich mitmachen, wie kann ich mitmachen, wie kann ich dich unterstützen. Und wenn du sagst, das ist das, was ich möchte, ich möchte nicht ewig alleine kämpfen, ich möchte nicht immer allein gegen die Windmühlen angehen, ich möchte einfach, dass Menschen mit mir gemeinsam diese Veränderung gestalten, dann solltest du dieses Transformations-Kit holen.

Bianca Prommer [00:07:28]:
Da sind ganz, ganz viele Vorlagen drinnen, ist kostenlos. Hol dir das gerne unter www.growth-factory.at slash transformations-kit. Dort findest du auch das Auftragsklärungscanvas. Und dieses Thema Auftragsklärung ist so wichtig, dass wir es auch in unserem neuen ISO-zertifizierten Lehrgang zum Agile Transformation Coach haben. Das ist eine Weiterbildung für Agile Coaches, Scrum Master, aber auch Organisationsentwicklerinnen und Entwickler, die sagen, ich möchte Agilität ins Unternehmen bringen und zwar fernab von irgendwelchen Frameworks. Also wenn du sagst, hey ich habe keine Lust mehr auf diese ganzen Frameworks wie Safe, Less, Spotify, was auch immer, sondern ich möchte Agilität leben, fernab von Frameworks, dann bist du im Agile Transformation Coach richtig. Das ist wirklich ein großartiges Lehrgangskonzept, das ich gemeinsam mit der Angelika Prates und dem TÜV Rheinland umsetze und wir starten am 3.10. Den Link zu den Informationen findest du in den Show Notes.

Bianca Prommer [00:08:38]:
Buch dir auch gerne ein Gespräch mit mir, lass uns mal kurz quatschen, ob und wie dir dieser Lehrgang weiterhelfen kann und dann sehen wir uns vielleicht schon am 3.10., wenn es in diesem Lehrgang losgeht. Ja, das war es wieder der Werbeblock und jetzt kommen wir auch schon zum Thema Auftragsklärungscanvas. Also das Auftragsklärungscanvas ist wie gesagt ein ganz ganz tolles Werkzeug, das ich entwickelt habe, damit erstens mir nichts in der Ausdrucksklärung durchschlüpft und auch dir natürlich nicht. Das heißt, es hilft dir hier wirklich ein klares Bild davon zu bekommen, was zu tun ist. Also egal ob jetzt deine Führungskraft zu dir sagt, du mach mal, schau dir das neue Tool ein und dann hol das in unser Team rein, so wie es bei der Marie mit diesem Sales Tool war oder wenn du sagst, ich möchte agile Werte ins Unternehmen bringen und du holst dir da den Auftrag von deiner Führungskraft ab oder es kommt die Unternehmensleitung zu dir und sagt du wir haben da jetzt ein Kosteneinsparungsprogramm gestaltet, diese Veränderung, ja völlig egal was es ist, kläre bitte den Auftrag. Und da habe ich ein paar so Fragen mitgebracht, so Blöcke ins Detail, bitte gehe ich wirklich in diesem Auftragsklärungscanvas, hol dir das. Da sind alle Fragen drin, da sind ganz, ganz viele Unterfragen drin. Ich möchte jetzt einen groben Überblick geben.

Bianca Prommer [00:10:05]:
Im ersten Feld dieses Canvas geht es das Ziel. Da geht es die Zielsetzung. Also da geht es die Zielsetzung, was wollen wir denn erreichen? Was ist das Ziel? Wovon sprechen wir hier eigentlich? Also wenn du den Auftrag bekommst, ein neues Sales Tool einzuführen, wie es in dem Beispiel mit der Marie, dann zu fragen, okay, was ist das Ziel? Was erwarten wir uns dadurch? Wer ist davon betroffen? Wer ist beteiligt? In welchem Zeitrahmen soll das Ganze ablaufen? Also, dass du wirklich immer so den Rahmen steckst. Was ist die Zielsetzung in diesem Thema? Worum geht es denn? Wohin wollen wir denn damit? Im zweiten Feld in diesem Canvas geht es das Warum. Wir haben das Wozu geklärt, wir haben es das Warum. Also warum machen wir das eigentlich? Welche Probleme sollen dadurch gelöst werden? Warum brauchen wir dieses agilere Sales-Tool? Was erwarten wir uns dadurch? Welche Probleme, die heute da sind, werden dadurch gelöst? Da geht es wirklich darum, herauszufinden, warum brauchen wir das auch. Feld Nummer vier, da geht es Rahmenbedingungen und Strukturen. Ganz, ganz wichtig.

Bianca Prommer [00:11:24]:
Da geht es darum herauszufinden, welche Rahmenbedingungen gibt es denn und welche Rahmenbedingungen dürfen angepackt werden und welche nicht? Gibt es vielleicht bestimmte Strukturen oder Prozesse, die diesen Auftrag entgegenwirken und was davon musst du berücksichtigen, was darfst du anpacken, was darfst du auch nicht machen? Vielleicht gibt es auch Themen, über die gar nicht diskutiert werden darf. Das heißt, du findest hier wirklich mal heraus, was sind denn so die Rahmenbedingungen, die diese Veränderung hier beeinflussen können. Im vierten Feld geht es die Menschen und dich. Da geht es darum, wer ist beteiligt, wer kann dich unterstützen, wie ist auch diese Unterstützung sichergestellt und was ist auch deine Rolle. Und da ganz wichtig, was wird von dir erwartet, was darfst du und was darfst du nicht. Fünftes Feld, Preis und Konsequenzen. Achtung, da geht es nicht den Preis in Euro, da geht es darum, wie weit sind wir bereit zu gehen. Was tun wir, wenn jemand nicht mitmacht? Welche Konsequenzen ziehen wir, wenn wir nicht vorankommen? Was passiert, wenn wir merken, dass irgendwas in eine falsche Richtung läuft? Was passiert, wenn mein Auftraggeber nicht das tut, was er verspricht auch, also wenn er keinen Beitrag leistet? Also da geht es wirklich so darum, welche Konsequenzen ziehen wir, wenn wir nicht konsequent sind.

Bianca Prommer [00:12:53]:
Und dann haben wir noch ein weiteres Feld, das ist Feld Nummer sechs, da geht es die Dokumentation und Kommunikation. Da frage ich dann auch gerne mal, okay, wie wollen wir miteinander kommunieren, wie häufig stimmen wir uns ab, wie sollen wir auch vielleicht dokumentieren. Da geht es nicht darum, dass man einen Bericht schreibt. Da geht es darum, wo werden bestimmte Ergebnisse festgehalten. Arbeiten wir beispielsweise mit einem Kanban-Board, arbeiten wir mit einem digitalen Whiteboard, also womit wird gearbeitet, auch hier klar zu sein, wie wird kommuniziert, wo wird kommuniziert. Und dann hat dieses Canvas noch eine Checkliste, ja daneben, das finde ich auch immer ganz gut, da sind ein paar so Punkte, wo du dann abhaken kannst und sagen kannst, jetzt habe ich alles für diesen Auftrag geklärt. Und es gibt dir einfach ein gutes Gefühl, ein sicheres Gefühl, dass du da alles berücksichtigt hast, dass du mal für den ersten Schritt alles berücksichtigt hast. Ja, jetzt hast du einen guten Überblick über dieses Auftragsklärungscanvas.

Bianca Prommer [00:13:54]:
Wie gesagt, dieses Template bekommst du im Transformationskit in dieser Online-Bibliothek, die absolut kostenlos ist. Du meldest dich dort mit deiner E-Mail-Adresse an und bekommst dann gleich den Link zugeschickt. Du kannst hier wirklich dieses Canvas ausdrucken. Du kannst es auch online verwenden, also virtuell verwenden. Du gehst quasi, wenn es dieser Auftrag kommt, wenn jetzt jemand zu dir sagt, mach das und das, oder auch wenn das von dir auskommt und du sagst, ich möchte da was tun, nimm dieses Canvas, setz dich mit dem Auftraggeber zusammen, also mit der Person, die das initiiert hat oder die das freigibt, den Entscheider, und dann geh dieses Canvas durch, füll das gemeinsam aus, diskutiert die Antworten, denn das sorgt aus meiner Sicht wirklich für Klarheit und ein gemeinsames Verständnis. Also ich bin wirklich davon überzeugt, dass dieses Canvas, diese Auftragsklärung so essentiell ist, Missverständnisse zu vermeiden und vor allem sicherzustellen, dass alle von selben sprechen. Und das, ganz ehrlich, das spart dir wahnsinnig viel Frust. Das heißt, das gibt Energie, es gibt Klarheit und es ist einfach klar, wohin gehen wir und wie wird es sein und du hast einfach so viel mehr Sicherheit auch durch diese Klarheit.

Bianca Prommer [00:15:15]:
Ja, das war es auch für heute schon. Die Auftragsklärung. Beim nächsten Mal wird es auch eine ganz, ganz spannende Folge geben, und zwar fünf Wege, als Agile Coach bzw. Scrum Master relevant zu bleiben. Derzeit gibt es ja ganz viele, zumindest in meiner LinkedIn-Bubble, ganz viele Berichte darüber, dass die Unternehmen Agile Coaches und Scrum Master rausschmeißen, dass die nicht mehr so viele Freelancer in dem Bereich buchen. Und Nächste Woche, in der nächsten Podcast-Folge, möchte ich dir fünf Wege aufzeigen, damit du als HR-Coach und Scrum-Master relevant bleibst, weil ganz ehrlich, ich habe ausreichend Anfragen rund das Thema. Es wird eher mehr als weniger, Aber ich glaube, es liegt nicht daran, dass ich einfach ein HR Coach oder Scrum Master bin, sondern einfach wirklich diese Wege auch lebe und die möchte ich dir gerne mitgeben. Ja, schreib mir gerne auf LinkedIn, vernetze dich mit mir auf LinkedIn, schreib mir, wie dir diese Folge geholfen hat, wie du dieses Auftragsklärungscanvas für dich anwendest.

Bianca Prommer [00:16:20]:
Und dann hören wir uns auch beim nächsten Mal wieder, wenn es darum geht Veränderung einfacher zu machen und vor allem auch in die Umsetzung zu kommen. Bis zum nächsten Mal.

Bianca Prommer [00:00:00]:
Ganz egal, ob du mehr Agilität in deinem Team bringen möchtest, ein neues Tool einführen möchtest, neue Formen der Zusammenarbeit in deinem Team etablieren möchtest, ganz ehrlich, der Erfolg steht und fällt mit einer guten Auftragsklärung. Und das sage ich nicht nur als externe Beraterin, sondern ich glaube, dass das vor allem für interne Expertinnen und Experten wichtig ist. Weil ich als externe Beraterin, ich kläre immer einen Auftrag zuerst. Ich stelle immer ganz, ganz viele Fragen, natürlich ein Verständnis zu haben. Und erlebe es sehr häufig, dass wenn interne Agile Coaches, OrganisationsentwicklerInnen oder auch Change-Verantwortliche, da vielleicht wirklich beauftragt werden, so führ ein neues Tool ein, probier was aus mit uns, mach uns agiler, hier wirklich vergessen, eine klare Auftragsklärung zu machen, also wirklich eine detaillierte. Weil die klare Auftragsklärung hilft uns dabei, Ziele und Erwartungen zu verstehen und vor allem die Klarheit zu haben, dass wir alle vom selben sprechen. Ja, wenn das nur so einfach wäre, weil ich natürlich in der Praxis viele, viele HL-Coaches und Change-Verantwortliche sehe, die genau an dieser unklaren Auftragsklärung scheitern. Und in dieser Folge möchte ich dir eine ganz konkrete Anleitung liefern, damit du den Auftrag sauber in deinem Unternehmen klären kannst.

Bianca Prommer [00:01:32]:
Also lass uns loslegen. Hallo und herzlich willkommen in der neuen Folge von Veränderung einfach machen. So schön, dass du auch heute wieder dabei bist. Ja, der Sommer hat uns, wir sind mitten im Sommer. Es ist August, ganz ganz wunderbar. Ich hoffe, du genießt auch die Zeit und den Sommer und ich genieße ihn auf jeden Fall. Ich bin gerade in Kärnten am See, genieße da das Wetter, genieße da einfach alles, was so ein See mit sich bringt, mit Stand-up-Batteln, Schwimmen, aber auch Radfahren und Wandern in der Umgebung und erhole mich da gerade und ich hoffe, dass auch du einen wunderbaren Sommer hast. Und vielleicht ist es bei dir auch so, ich kann mich noch erinnern, bei uns in der Automobilindustrie, wie ich damals noch war, war so, der Sommer war ja natürlich, da waren Betriebsurlaube, da war es eher ruhig, weil natürlich auch unsere Kunden im Urlaub waren.

Bianca Prommer [00:02:31]:
Und im September ist es dann losgegangen. Vor allem da war da vielleicht noch Budget übrig, dann hat man geschaut, dass man noch was ausgibt und man ist plötzlich mit was Neuem betraut worden. Man hat dann gesagt, okay lasst uns noch das und das machen, starten wir noch das und das. Und vielleicht ist es auch bei dir, dass jetzt so ab September dann wieder mal so richtig losgehen wird, dass es darum geht, da wirklich mit neuer Energie da auch was zu starten. Und deswegen habe ich mir auch gedacht, naja, aber dann lass uns mit dem ersten Punkt starten, und zwar mit der Auftragsklärung. Die Auftragsklärung ist für mich wirklich etwas, wo es darum geht, Klarheit auf allen Seiten der Beteiligten zu schaffen. Also es geht darum herauszufinden, worum geht es denn genau. Damit nicht nur ich mehr Klarheit habe, was so die Erwartungen an mich, an meine Rolle, an das Thema sind, sondern dass auch mein Gegenüber, also mein Auftraggeber beispielsweise hier entsprechend mehr Klarheit bekommt.

Bianca Prommer [00:03:36]:
Ganz konkret ein Beispiel Marie. Marie war eine Studierende von mir, die Berufsbegleitung studiert hat und die ist beauftragt worden in ihrem Team ein neues, agileres Vertriebswerkzeug, also ein wirkliches Sales-Tool ins Team zu bringen. Und Marie war total Feuer und Flamme, weil sie hat das Tool schon kennengelernt, sie hat die Vorteile gesehen, die ist da wirklich losgesprintet, also wirklich voller Elan, hat da wirklich Spaß dran gehabt, Dinge auszuprobieren, darüber zu sprechen, die hat tolle Trainings dann für ihre Kolleginnen und Kollegen gemacht. Nur das Problem war, dass sie halt ganz ganz wenig Unterstützung bekommen hat, vor allem von ihrer Führungskraft, dass das Thema dann keine Priorität gehabt hat. Bis es geheißen hat, du lasst uns mit zwei Stunden Training machen zu dem Tool. Da hat es geheißen, na dafür haben wir keine Zeit. Und da war sehr sehr schnell klar, das hat an der Auftragsklärung oder ist an der Auftragsklärung gescheitert. Weil die Marie hat quasi gehört, mach mal und ist los gestartet.

Bianca Prommer [00:04:41]:
Sie hat da nicht konkret danach gefragt und das sehe ich halt wirklich immer wieder. Und deshalb finde ich es so wichtig, dass wir uns hier über diese Auftragsklärung Gedanken machen. Also dass es wirklich darum geht, was ist mein Auftrag, wohin wollen wir, was ist das, was erreicht werden soll, was ist meine Rolle da drinnen, Was ist das, was die Erwartungen an mich, an das Thema sind? Was ist das, warum es wirklich geht? Da gibt es ein paar Fragen, die ich finde, die auch wichtig sind. Für mich ist das so wichtig. Ich sehe das so häufig, dass dann vor allem Agile Coaches oder eben wirklich Menschen, die in den Unternehmen sind und was voranbringen wollen, die dann sagen, so quasi den Auftrag bekommen zwischen Tür und Angel, was heißt, naja, dann mach halt einmal, probier mal aus. Aber nicht so wirklich klar ist, na was jetzt eigentlich, was soll ausprobiert werden. Und ich glaube, wir müssen halt wirklich herausarbeiten, Was ist wirklich unser Auftrag? Worum geht es wirklich? Was darf ich und was darf ich nicht? Wo bekomme ich Unterstützung und wo bekomme ich keine Unterstützung? Und damit dir das gelingt, Möchte ich dir heute ein Tool vorstellen. Du weißt ja mittlerweile, wenn du mir schon länger folgst, schon öfters meinen Podcast gehört hast.

Bianca Prommer [00:06:08]:
Ich liebe ja Werkzeuge, ich liebe ja Templates, ich liebe ja Canvases, hier wirklich Dinge einfacher zu machen. Und habe natürlich auch für die Auftragsklärung ein solches Canvas entwickelt und zwar das Auftragsklärungscanvas und dieses Auftragsklärungscanvas führt dich wirklich Schritt für Schritt durch die Auftragsklärung. Das heißt, du musst jetzt nicht alles merken, was ich dir gleich noch mitgeben werde. Du kannst natürlich alles mitschreiben, ich bin jemand, ich muss mir alles mitschreiben, damit ich es mir merke. Du kannst dir das auch bei mir kostenlos holen. Und zwar habe ich dir das in das Transformations-Kit gegeben. Das ist ja meine kostenlose Online-Bibliothek, wo alle diese Vorlagen, also viele dieser Vorlagen, die ich so habe, für dich zur Verfügung stehen, damit du da wirklich die Veränderung besser machen kannst, den nächsten Veränderungsprozess besser gestalten kannst, damit Menschen mitmachen, damit Menschen sagen, hey cool, wo kann ich mitmachen, wie kann ich mitmachen, wie kann ich dich unterstützen. Und wenn du sagst, das ist das, was ich möchte, ich möchte nicht ewig alleine kämpfen, ich möchte nicht immer allein gegen die Windmühlen angehen, ich möchte einfach, dass Menschen mit mir gemeinsam diese Veränderung gestalten, dann solltest du dieses Transformations-Kit holen.

Bianca Prommer [00:07:28]:
Da sind ganz, ganz viele Vorlagen drinnen, ist kostenlos. Hol dir das gerne unter www.growth-factory.at slash transformations-kit. Dort findest du auch das Auftragsklärungscanvas. Und dieses Thema Auftragsklärung ist so wichtig, dass wir es auch in unserem neuen ISO-zertifizierten Lehrgang zum Agile Transformation Coach haben. Das ist eine Weiterbildung für Agile Coaches, Scrum Master, aber auch Organisationsentwicklerinnen und Entwickler, die sagen, ich möchte Agilität ins Unternehmen bringen und zwar fernab von irgendwelchen Frameworks. Also wenn du sagst, hey ich habe keine Lust mehr auf diese ganzen Frameworks wie Safe, Less, Spotify, was auch immer, sondern ich möchte Agilität leben, fernab von Frameworks, dann bist du im Agile Transformation Coach richtig. Das ist wirklich ein großartiges Lehrgangskonzept, das ich gemeinsam mit der Angelika Prates und dem TÜV Rheinland umsetze und wir starten am 3.10. Den Link zu den Informationen findest du in den Show Notes.

Bianca Prommer [00:08:38]:
Buch dir auch gerne ein Gespräch mit mir, lass uns mal kurz quatschen, ob und wie dir dieser Lehrgang weiterhelfen kann und dann sehen wir uns vielleicht schon am 3.10., wenn es in diesem Lehrgang losgeht. Ja, das war es wieder der Werbeblock und jetzt kommen wir auch schon zum Thema Auftragsklärungscanvas. Also das Auftragsklärungscanvas ist wie gesagt ein ganz ganz tolles Werkzeug, das ich entwickelt habe, damit erstens mir nichts in der Ausdrucksklärung durchschlüpft und auch dir natürlich nicht. Das heißt, es hilft dir hier wirklich ein klares Bild davon zu bekommen, was zu tun ist. Also egal ob jetzt deine Führungskraft zu dir sagt, du mach mal, schau dir das neue Tool ein und dann hol das in unser Team rein, so wie es bei der Marie mit diesem Sales Tool war oder wenn du sagst, ich möchte agile Werte ins Unternehmen bringen und du holst dir da den Auftrag von deiner Führungskraft ab oder es kommt die Unternehmensleitung zu dir und sagt du wir haben da jetzt ein Kosteneinsparungsprogramm gestaltet, diese Veränderung, ja völlig egal was es ist, kläre bitte den Auftrag. Und da habe ich ein paar so Fragen mitgebracht, so Blöcke ins Detail, bitte gehe ich wirklich in diesem Auftragsklärungscanvas, hol dir das. Da sind alle Fragen drin, da sind ganz, ganz viele Unterfragen drin. Ich möchte jetzt einen groben Überblick geben.

Bianca Prommer [00:10:05]:
Im ersten Feld dieses Canvas geht es das Ziel. Da geht es die Zielsetzung. Also da geht es die Zielsetzung, was wollen wir denn erreichen? Was ist das Ziel? Wovon sprechen wir hier eigentlich? Also wenn du den Auftrag bekommst, ein neues Sales Tool einzuführen, wie es in dem Beispiel mit der Marie, dann zu fragen, okay, was ist das Ziel? Was erwarten wir uns dadurch? Wer ist davon betroffen? Wer ist beteiligt? In welchem Zeitrahmen soll das Ganze ablaufen? Also, dass du wirklich immer so den Rahmen steckst. Was ist die Zielsetzung in diesem Thema? Worum geht es denn? Wohin wollen wir denn damit? Im zweiten Feld in diesem Canvas geht es das Warum. Wir haben das Wozu geklärt, wir haben es das Warum. Also warum machen wir das eigentlich? Welche Probleme sollen dadurch gelöst werden? Warum brauchen wir dieses agilere Sales-Tool? Was erwarten wir uns dadurch? Welche Probleme, die heute da sind, werden dadurch gelöst? Da geht es wirklich darum, herauszufinden, warum brauchen wir das auch. Feld Nummer vier, da geht es Rahmenbedingungen und Strukturen. Ganz, ganz wichtig.

Bianca Prommer [00:11:24]:
Da geht es darum herauszufinden, welche Rahmenbedingungen gibt es denn und welche Rahmenbedingungen dürfen angepackt werden und welche nicht? Gibt es vielleicht bestimmte Strukturen oder Prozesse, die diesen Auftrag entgegenwirken und was davon musst du berücksichtigen, was darfst du anpacken, was darfst du auch nicht machen? Vielleicht gibt es auch Themen, über die gar nicht diskutiert werden darf. Das heißt, du findest hier wirklich mal heraus, was sind denn so die Rahmenbedingungen, die diese Veränderung hier beeinflussen können. Im vierten Feld geht es die Menschen und dich. Da geht es darum, wer ist beteiligt, wer kann dich unterstützen, wie ist auch diese Unterstützung sichergestellt und was ist auch deine Rolle. Und da ganz wichtig, was wird von dir erwartet, was darfst du und was darfst du nicht. Fünftes Feld, Preis und Konsequenzen. Achtung, da geht es nicht den Preis in Euro, da geht es darum, wie weit sind wir bereit zu gehen. Was tun wir, wenn jemand nicht mitmacht? Welche Konsequenzen ziehen wir, wenn wir nicht vorankommen? Was passiert, wenn wir merken, dass irgendwas in eine falsche Richtung läuft? Was passiert, wenn mein Auftraggeber nicht das tut, was er verspricht auch, also wenn er keinen Beitrag leistet? Also da geht es wirklich so darum, welche Konsequenzen ziehen wir, wenn wir nicht konsequent sind.

Bianca Prommer [00:12:53]:
Und dann haben wir noch ein weiteres Feld, das ist Feld Nummer sechs, da geht es die Dokumentation und Kommunikation. Da frage ich dann auch gerne mal, okay, wie wollen wir miteinander kommunieren, wie häufig stimmen wir uns ab, wie sollen wir auch vielleicht dokumentieren. Da geht es nicht darum, dass man einen Bericht schreibt. Da geht es darum, wo werden bestimmte Ergebnisse festgehalten. Arbeiten wir beispielsweise mit einem Kanban-Board, arbeiten wir mit einem digitalen Whiteboard, also womit wird gearbeitet, auch hier klar zu sein, wie wird kommuniziert, wo wird kommuniziert. Und dann hat dieses Canvas noch eine Checkliste, ja daneben, das finde ich auch immer ganz gut, da sind ein paar so Punkte, wo du dann abhaken kannst und sagen kannst, jetzt habe ich alles für diesen Auftrag geklärt. Und es gibt dir einfach ein gutes Gefühl, ein sicheres Gefühl, dass du da alles berücksichtigt hast, dass du mal für den ersten Schritt alles berücksichtigt hast. Ja, jetzt hast du einen guten Überblick über dieses Auftragsklärungscanvas.

Bianca Prommer [00:13:54]:
Wie gesagt, dieses Template bekommst du im Transformationskit in dieser Online-Bibliothek, die absolut kostenlos ist. Du meldest dich dort mit deiner E-Mail-Adresse an und bekommst dann gleich den Link zugeschickt. Du kannst hier wirklich dieses Canvas ausdrucken. Du kannst es auch online verwenden, also virtuell verwenden. Du gehst quasi, wenn es dieser Auftrag kommt, wenn jetzt jemand zu dir sagt, mach das und das, oder auch wenn das von dir auskommt und du sagst, ich möchte da was tun, nimm dieses Canvas, setz dich mit dem Auftraggeber zusammen, also mit der Person, die das initiiert hat oder die das freigibt, den Entscheider, und dann geh dieses Canvas durch, füll das gemeinsam aus, diskutiert die Antworten, denn das sorgt aus meiner Sicht wirklich für Klarheit und ein gemeinsames Verständnis. Also ich bin wirklich davon überzeugt, dass dieses Canvas, diese Auftragsklärung so essentiell ist, Missverständnisse zu vermeiden und vor allem sicherzustellen, dass alle von selben sprechen. Und das, ganz ehrlich, das spart dir wahnsinnig viel Frust. Das heißt, das gibt Energie, es gibt Klarheit und es ist einfach klar, wohin gehen wir und wie wird es sein und du hast einfach so viel mehr Sicherheit auch durch diese Klarheit.

Bianca Prommer [00:15:15]:
Ja, das war es auch für heute schon. Die Auftragsklärung. Beim nächsten Mal wird es auch eine ganz, ganz spannende Folge geben, und zwar fünf Wege, als Agile Coach bzw. Scrum Master relevant zu bleiben. Derzeit gibt es ja ganz viele, zumindest in meiner LinkedIn-Bubble, ganz viele Berichte darüber, dass die Unternehmen Agile Coaches und Scrum Master rausschmeißen, dass die nicht mehr so viele Freelancer in dem Bereich buchen. Und Nächste Woche, in der nächsten Podcast-Folge, möchte ich dir fünf Wege aufzeigen, damit du als HR-Coach und Scrum-Master relevant bleibst, weil ganz ehrlich, ich habe ausreichend Anfragen rund das Thema. Es wird eher mehr als weniger, Aber ich glaube, es liegt nicht daran, dass ich einfach ein HR Coach oder Scrum Master bin, sondern einfach wirklich diese Wege auch lebe und die möchte ich dir gerne mitgeben. Ja, schreib mir gerne auf LinkedIn, vernetze dich mit mir auf LinkedIn, schreib mir, wie dir diese Folge geholfen hat, wie du dieses Auftragsklärungscanvas für dich anwendest.

Bianca Prommer [00:16:20]:
Und dann hören wir uns auch beim nächsten Mal wieder, wenn es darum geht Veränderung einfacher zu machen und vor allem auch in die Umsetzung zu kommen. Bis zum nächsten Mal.