Von der Hierarchie zur Eigenverantwortung - Der Praxis-Guide

Bianca Prommer [00:00:00]:
Was braucht es eigentlich dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Entscheidungen übernehmen und vor allem dafür auch die Verantwortung übernehmen? Genau dieser Frage gehen wir in der heutigen Podcast-Folge nach. Lass uns loslegen. Hallo und herzlich willkommen in der neuen Folge von Veränderung einfach machen. So schön, dass du dabei bist. Ja, das Jahr neigt sich dem Ende zu. Es sind jetzt noch genau drei Podcastfolgen mit der heutigen in diesem Jahr und ich habe da noch einiges vorbereitet für dich. Das heißt, heute geht es Entscheidungen, Eigenverantwortung, Entscheidungen übernehmen. Nächste Woche geht es die Trends 2025 im Innovationsmanagement und dann gibt es auch noch eine ganz, ganz wunderbare Folge über ein ganz konkretes Werkzeug, das ich dir mitgeben werde und zwar die Culture Safari.

Bianca Prommer [00:00:57]:
Also das ist schon mal ein Ausblick, was sich in diesem Jahr noch im Podcast erwarten wird. Und du hast jetzt vielleicht schon mitbekommen, dieser Podcast hat sich ja sehr, sehr stark weiterentwickelt. Es geht jetzt ganz, ganz stark das Thema Innovationskultur. Das heißt Innovationsfähigkeit, Innovationskompetenz, Innovationsbereitschaft und was es eben braucht, hier als Organisation wirklich innovativ zu werden. Ja, noch ein kleiner Werbehinweis, ja, wenn du es noch nicht mitbekommen hast, wir haben im Mitte Dezember und seit 13 Tagen, also heute ist ja der Tag der Veröffentlichung dieses Podcasts, und seit 13 Tagen gibt es einen täglichen Innovations-Advents-Kalender mit ganz ganz konkreten Tipps und zwar auf LinkedIn. Absolut kostenlos, du brauchst dich nicht registrieren, da jetzt irgendwie eine E-Mail-Adresse bei mir anzugeben. Nein, du brauchst einfach nur auf LinkedIn folgen. Gerne auch alternativ auf Instagram.

Bianca Prommer [00:02:00]:
Also wenn du sagst, ich nutze lieber Instagram, bitte auch gerne. Also auf LinkedIn und auf Instagram gibt es einen Innovations-Adventskalender. 24 Tage lang teile ich jeden Tag einen konkreten Tipp, ein konkretes To-Do für eine gelebte Innovationskultur. Also lasst ihr das auf keinen Fall entgehen. Unter anderem findest du dort auch noch zusätzliche Tipps zur heutigen Podcast-Folge rund das Thema Eigenverantwortung. Gut, jetzt lasst uns loslegen. Es geht also Eigenverantwortung. Vor kurzem hat mich ein Kunde angesprochen, das ist nicht der erste Kunde, der mich darauf angesprochen hat.

Bianca Prommer [00:02:41]:
Das kommt in letzter Zeit tatsächlich immer häufiger vor. Und zwar, wie schaffen wir es, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Entscheidungen übernehmen? Der Grundgedanke ist ja ganz interessant dahinter und zwar wollen die nämlich, dass Entscheidungen dort getroffen wird, wo die Expertise liegt. Und nicht, weil die Hierarchie sagt, es muss jetzt von der und der Führungskraft entschieden werden. Vor allem, weil die Führungskraft ja auch gar nicht mehr alles wissen kann in der heutigen Zeit und deshalb ja Experten und Expertinnen innerhalb des Teams hat. Jetzt ist es zwar schön gesagt und jetzt würde ich davon ausgehen oder könnte man davon ausgehen, Mitarbeiter haben nur darauf gewartet, endlich Entscheidungen selbst treffen zu können. Ganz so einfach ist es nicht. Weil was meine Kunden immer wieder erleben ist tatsächlich, dass man zwar sagt, hey liebe Leute, ihr dürft es erst entscheiden, ihr habt die Expertise, entscheidet da mal, dass sich diese Mitarbeitenden dann aber zurücklehnen und abwarten und schauen, was passiert, wer übernimmt jetzt die Verantwortung und wer übernimmt hier diese Entscheidung. Dabei ist ja dieser Gedanke, Entscheidungen dort zu treffen, wo die Expertise liegt, gerade auch was das Thema Innovation betrifft, total wichtig.

Bianca Prommer [00:03:55]:
Weil wenn die Entscheidung dort getroffen wird, wo die Innovation liegt, wo die Expertise liegt, dann geht das ja auch schneller, weil da muss es nicht über fünf Hierarchiestufen. Und bitte, ich habe auch ein Unternehmen schon mal erlebt in der Vergangenheit, da hat jedes Post-it, das bestellt werden hätte, von der Geschäftsführung entschieden werden müssen. Also darum geht es nicht. Es geht also wirklich darum, Entscheidungen schnell selbst zu treffen, damit auch die Time to Market von neuen Ideen zu kürzen. Also worum geht es genau? Es gibt halt so unterschiedliche Situationen. Also ich treffe einerseits auf Führungskräfte, die sagen, hey, ich möchte, dass meine Mitarbeiter mehr Entscheidungen übernehmen, mehr Entscheidungen abnehmen, aber das passiert nicht. Die übernehmen da keine Entscheidung, die übernehmen dann auch keine Verantwortung. Und der zweite Fall ist genau der umgekehrte, wo Mitarbeiter mir erzählen, hey, ja, ich habe da eine Entscheidung getroffen oder wir haben als Team was entschieden und dann sind wir overruled geworden.

Bianca Prommer [00:05:00]:
Das heißt, dann ist eine Führungskraft aus der Hierarchie gekommen und hat gesagt, nein, so machen wir es nicht, wir machen es anders. Und das ist halt schon auch natürlich sehr, sehr schwierig und ich glaube, einer der Hauptgründe, warum Mitarbeitende eben keine Entscheidungen treffen bzw. Die Verantwortung nicht übernehmen. Ich habe nämlich vor kurzem auf LinkedIn eine Umfrage gestartet und zwar wollte ich wissen, was ist dir als Mitarbeiter beziehungsweise Mitarbeiterin wichtig, mehr Eigenverantwortung zu übernehmen. Ich habe dann auch kurz erklärt, worum es geht, also was hinter dieser Eigenverantwortung steckt und ich habe dann vorgegeben, drei Antwortmöglichkeiten beziehungsweise Sonstiges in den Kommentaren. Und 76 Prozent haben geantwortet, wir brauchen Vertrauen und Rückendeckung. Und ja, das kann ich so gut verstehen. Ich kenne das auch noch, wie ich auch noch Führungskraft war, beziehungsweise auch eine Führungskraft hatte.

Bianca Prommer [00:06:01]:
Wenn ich Entscheidungen treffen soll, Wenn ich dafür dann auch quasi so was wie meinen Kopf hinhalten soll, wenn Entscheidungen getroffen werden, dann will ich aber auch die Rückendeckung haben. Und zwar die Rückendeckung, wenn ich vielleicht auch mal eine falsche Entscheidung getroffen habe. Wenn ich mal vielleicht etwas zu schnell entschieden habe, wobei ich immer der Meinung bin, lieber zu schnell als gar nicht. Aber das ist ein anderes Thema, das kann jeder für sich auch bestimmen, wie man das haben möchte. Natürlich kann ich es nicht einfach immer sofort aus dem Bauch entscheiden. Es braucht schon auch Zahlen, Daten, Fakten. Aber was ich sagen möchte, ist, dass diese Rückendeckung einfach wichtig ist und dann nicht vorgeworfen wird, ja, aber da hast du dich falsch entschieden und da hast du dich falsch entschieden und das war keine gute Entscheidung, sondern dass hier wirklich auch Führungskräfte dann hinter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stehen. Und wie gesagt, das ist auch einer dieser Punkte, die da in dieser Umfrage rausgekommen sind.

Bianca Prommer [00:07:02]:
Und es klingt eigentlich ziemlich logisch und trotzdem ist es nicht ganz so einfach. Ich möchte drei Dimensionen von Entscheidungsübernahme heute mit dir teilen und dann auch noch ein ganz konkretes Tool, das du nutzen kannst. Und zwar, wenn wir Entscheidungen abgeben wollen, beziehungsweise Entscheidungen übernehmen wollen, dann sehe ich hier drei Dimensionen, die wir näher betrachten dürfen und vor allem auch entsprechend gestalten dürfen. Ich habe da ja vor zwei Wochen eine Podcast-Folge veröffentlicht, und zwar, wie wir Design Thinking nutzen können, den Kulturwandel zu gestalten. Und das wäre auch so was, wo ich sage, hey liebe Leute, macht doch mal einen Design Thinking Workshop, einen Prozess hier, zu beleuchten, was braucht es denn in deiner Organisation, damit Entscheidungen von den Expertinnen und Experten getroffen wird und dann auch die Verantwortung übernommen wird. Aber die erste Dimension, die ich hier sehe, ist die Dimension Entscheidungen abgeben wollen. Ich möchte nämlich mit den Führungskräften starten und ich höre immer wieder von meinen Führungskräften, mit denen ich im Coaching arbeite. Sicher will ich Entscheidungen abgeben, weil es gibt so viel zu entscheiden und das sollen auch die Mitarbeitenden machen.

Bianca Prommer [00:08:31]:
Ich kann ja ohnehin nicht alles selbst machen und dann ist es halt, wenn es dann konkreter wird, wenn es dann wirklich darum geht, dass Mitarbeiter, die dann eine Entscheidung treffen, dann stehen sie oft nicht dazu oder sagen, na da hättest du mich jetzt aber schon fragen müssen. Das kann so nicht funktionieren. Deshalb, wenn Führungskräfte mit mir arbeiten, dann arbeite ich hier an dieser Stelle auch wahnsinnig gerne mit dem sogenannten Delegation Poker. Solltest du das Delegation Poker noch nicht kennen, kurze Beschreibung. Das Delegation Poker ist ein Werkzeug, ein Kartenset, das aus sieben verschiedenen Delegationsstufen besteht und darüber Auskunft gibt, ob die Führungskraft alleine entscheidet oder das Teammitglied alleine entscheidet oder dazwischen gibt es Abstufungen zwischen Konsens oder ich entscheide und du wirst nur informiert. Also es gibt sieben Abstufungen. Mit diesem Delegation Poker kann man über verschiedenste Situationen im Alltag, im beruflichen Alltag, also Entscheidungssituationen, wirklich mit dem Team, mit dem Teammitglied hier entsprechend auch abstimmen, wer wie, welche Entscheidung trifft. Das ist etwas, das nutze ich wahnsinnig gerne in Teams.

Bianca Prommer [00:09:48]:
Ich nutze das auch tatsächlich, wenn eine geteilte Führung da ist, zu schauen, wer wird was entscheiden, wer ist wie zu informieren und wo ist vielleicht auch eine gemeinsame Entscheidung notwendig. Also der Delegation Poker hilft hier nämlich ganz konkret Dinge aufzudecken, zu besprechen und diese Entscheidungsfälle auch zu besprechen, weil oftmals sagt die Führungskraft zwar, ich möchte, dass ihr die Entscheidungen trefft, meint aber vielleicht damit, ich möchte, dass ihr es entscheidet, aber ich will mitentscheiden oder ich will zumindest meine Meinung abgeben. Und das Teammitglied hat gehört, du darfst entscheiden. Das heißt, hier geht es also wirklich darum, herauszufinden, Was meinen wir wirklich, wenn wir sagen, ich möchte Entscheidung abgeben? Also das empfehle ich dir hier wirklich. Wenn du sagst, ich möchte Entscheidung abgeben, dann verwende das Delegation-Pokemon. Am Ende der Folge habe ich auch noch ein ganz anderes Tool für dich mit ganz konkreten Schritten. Also, es geht hier also darum herauszufinden, was entscheidet wer und wer übernimmt welche Verantwortung. Dimension Nummer zwei ist es, und das ist ein ganz wesentlicher Punkt aus meiner Sicht, und zwar Entscheidungen abgeben können.

Bianca Prommer [00:11:09]:
Ich erlebe das nämlich immer wieder, dass Führungskräfte tatsächlich Entscheidungen abgeben wollen, Verantwortung abgeben wollen, aber die vorhandenen Strukturen und Systeme innerhalb der Organisation dagegen sprechen. Was meine ich damit? Es kann sein, dass du vielleicht bestimmte Freigabe-Prozesse in einem ERP-System abgedeckt hast, wo dann genau festgelegt ist, wer welche Unterschrift zu tätigen hat, wer welche Freigabe geben kann. Jetzt kann ich zu meinem Mitarbeiter sagen, du darfst das entscheiden, aber das System bildet das vielleicht nicht ab, weil die Budgetverantwortung im System bei mir als Führungskraft liegt. Dann sage ich zwar zum Mitarbeiter, du darfst entscheiden, aber im Endeffekt habe ich die finale Entscheidung, weil ich muss es im System freigeben. Das können auch Zielvereinbarungen sein, die eine Führungskraft bekommt, also von ihrer Führungskraft bekommt, von der Geschäftsführung bekommt, vom Vorstand bekommt, die wiederum an bestimmten Dingen hängt und dann entsprechend soll ich aber Verantwortung abgeben, obwohl ich dann meinen Kopf hinhalten muss für ein bestimmtes Ziel. Also oftmals ist es wirklich so, dass vorhandene Strukturen, Systeme, Budgetverantwortungen hier ganz konkret gegen diese Entscheidungsabgabe und Verantwortungsabgabe sprechen. Und da habe ich vor kurzem mit einem Team einen sogenannten Culture Hackathon gemacht, ja, Und da haben wir uns wirklich angeschaut, was braucht es denn auch? Also welche Strukturen, Systeme verhindern das aktuell? Was ist dienlich, was ist nicht dienlich? Und die haben dann auf Basis dieses Workshops in diesem Culture Hackathon ganz konkrete Vorschläge entwickelt, was getan werden kann, hier wirklich Entscheidungen und Verantwortungen abzugeben. Super spannend, von Entscheidungsbudgets, die sie vergeben, von entsprechenden Regeln, die sie aufgedeckt haben, die eigentlich, lustigerweise nirgends niedergeschrieben sind, aber irgendwie in den Köpfen drinnen sind, weil das halt schon immer so war.

Bianca Prommer [00:13:28]:
Die haben das aufgedeckt und haben uns gesagt, okay, was wollen wir denn stattdessen? Also Dimension Nummer zwei, Entscheidungen abgeben können. Schau hier wirklich mal ganz konkret, welche Systeme, Strukturen und Rahmenbedingungen sind aktuell hier, die dazu führen, dass Mitarbeitende keine Entscheidung treffen, sich auf die Führungskraft verlassen oder dass Führungskräfte auch keine Verantwortung abgeben. Also das ist aus meiner Sicht auch wirklich ein ganz ganz wichtiger Schritt. Damit kommen wir jetzt auch schon zu Dimension Nummer drei und zwar Entscheidungen übernehmen wollen. Ja, wenn es die Führungskraft sagt, ich möchte es wirklich, ich habe da auch geschaut, dass die Strukturen passen, dass die Rahmenbedingungen passen, dann ist es halt tatsächlich so, dass Mitarbeiter nicht immer die Verantwortung übernehmen wollen oder die Entscheidung treffen wollen, vor allem weil sie vielleicht in der Vergangenheit auch entsprechend andere Erfahrungen gemacht haben, dass sie das ein oder andere Mal vielleicht auch overruled worden sind, wo gesagt worden ist, ja natürlich darfst du entscheiden, dann haben sie entschieden und sind wiederum overruled worden von ihrer Führungskraft. Oder sie haben einfach Angst, was falsch zu machen, weil vielleicht eine Kultur des Fingerpointings in der Organisation herrscht. Das heißt, dass mit dem Finger drauf gezeigt wird, wer hat einen Fehler gemacht, wer hat eine falsche Entscheidung getroffen. Also da geht es wirklich ganz klar darum, dass Menschen nicht immer die Entscheidung übernehmen wollen, vor allem die Verantwortung dafür übernehmen zu wollen, weil halt viele Dinge aus der Vergangenheit da sind, weil halt vielleicht auch Misstrauen da ist, dass sie diesmal wirklich dürfen oder was passiert, wenn ich mich falsch entscheide.

Bianca Prommer [00:15:19]:
Und das ist ein ganz wesentlicher Punkt, an dem wir hier arbeiten dürfen. Und das ist auch etwas, das können wir jetzt nicht im stillen Kämmerchen machen. Bitte, das können wir nur mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gemeinsam machen. Also höre dir da wirklich die Folge von vor zwei Wochen an. Das ist die Folge Nummer 78. Da geht es wirklich Design Thinking im Kulturwandel. Da geht es also wieder darum, mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gemeinsam zu überlegen, wie können wir jetzt diese Kultur gestalten, damit wir hier Entscheidungen und Verantwortung übernehmen. Weil was sie definitiv brauchen und was hier auch rausgekommen ist aus der Umfrage, ist eben diese echte Rückendeckung, wenn einmal was schief geht.

Bianca Prommer [00:16:02]:
Und dann nicht vor allen anderen bloßgestellt zu werden, sondern dass der Vorgesetzte oder auch die Vorgesetzte hier wirklich voll und ganz dahinter steht und dann von mir unter vier Augen einfach ein ernstes Wörtchen spricht. Aber diese Rückendeckung. Was es dafür auch braucht, sind klare Entscheidungsräume. Haben wir schon im ersten Punkt mit dem Delegation Poker gesprochen. Was genau darf ich denn entscheiden? Und das ist ein ganz wesentlicher Punkt, den darf ich nicht vergessen zu erwähnen. Die Gewissheit, dass diese getroffene Entscheidung auch Bestand hat. Das heißt, diese Gewissheit, wenn ich das entscheide, werde ich nicht overruled. Wenn ich das jetzt entscheide, dann geht nicht wer anders her und sagt, na so machen wir es nicht.

Bianca Prommer [00:16:50]:
Sondern dass es dann wirklich auch so ist, ich treffe die Entscheidung, ich darf sie treffen, ich soll sie treffen, ich möchte sie auch treffen und dann bleibt die auch so. Bis ich daraus gelernt habe und mich vielleicht auch umentscheide. Also ganz, ganz wichtig, wenn wir wollen, dass Menschen Entscheidungen und Verantwortungen übernehmen. Wenn du jetzt sagst, ich möchte da wirklich losstarten, dann möchte ich dir drei konkrete Schritte mitgeben. Erstens, mach mal eine Liste. Ja, also das war etwas, was ich als erstes im Studium gelernt habe. First of all, make a list. Also mach eine Liste und zwar schreib mal auf, welche Entscheidungen triffst du heute noch selbst, die auch andere treffen könnten? Welche Entscheidungen triffst du heute noch selbst, die auch andere treffen könnten? Also mach diese Liste.

Bianca Prommer [00:17:49]:
Schritt 1. Schritt 2. Sprich mit deinem Team, welche Entscheidungen davon aus deiner Liste würden sie sich selbst zutrauen. Du kannst ja auch mit dem Delegation Poker arbeiten. Also Schritt 1, mach eine Liste. Schritt 2, sprich mit deinem Team, welche Entscheidungen möchten sie gerne übernehmen, welche Entscheidungen würden sie sich selbst vortragen. Und Schritt Nummer 3, starte klein, also start small. Sucht euch mal konkrete Entscheidungen raus, delegiere sie, mit allem drum und dran, was dazugehört, mit allen Konsequenzen, also wirklich, wenn du was delegierst, dann delegiere es.

Bianca Prommer [00:18:30]:
Sei da, mach hier wirklich, sei hier entsprechend im Hintergrund, gib die Rückendeckung. Es muss ja nicht alles gleich abgegeben werden. Startet mal wo, probiert das mal aus, damit deine Mitarbeitenden sehen, du meinst es ernst und sie dürfen wirklich und da passiert auch nichts und du stehst der vollen ganz dahinter und dann kannst du Schritt für Schritt vorangehen. Und ich möchte hier jetzt noch das sogenannte Korm-Prinzip mitgeben. Es sind so vier Dinge, die du berücksichtigen solltest, wenn du Verantwortung übergeben möchtest. Und zwar, das K steht für Kompetenzen klar definieren. Lege fest, wer was entscheiden darf. Verwende dazu eben das Delegation Poker.

Bianca Prommer [00:19:17]:
Das O steht für Orientierung durch Ziele geben. Definiere ganz klar deine Erwartungen, setze klare Erfolgskriterien. Du kannst da mit smarten Zielen arbeiten, du könntest mit OKR arbeiten. Also gib hier wirklich Orientierung durch klare Anforderungen, Erwartungen und Ziele. Das R steht für Ressourcen zur Verfügung stellen. Schaffe also Zugang zu Informationen, zu Ressourcen, für eine Ressourcenanalyse durch, schau was braucht diese Person für Informationen und auch welche Kompetenzen braucht sie. Und das M steht für Meilensteine vereinbaren, also in O gibt es diese Orientierung durch Ziele. Das M steht für die Meilensteine, das heißt, wenn du große Ziele vorgibst, dass man die dann auch in kleinere Teilziele zerlegt, dass man sich vielleicht auch festlegt, wann wollen wir uns dazu abstimmen, wann gibt es Reviewtermine, wann möchte ich wie eingebunden werden, Das heißt, dass du hier auch noch einmal Meilensteine vorgibst.

Bianca Prommer [00:20:20]:
Wenn du dann tiefer eintauchen möchtest, ich habe dazu einen ganz ganz ausführlichen Blogbeitrag geschrieben, tatsächlich mit zusätzlichen Ressourcen. Und zwar habe ich einen Check entwickelt, einen Selbsttest, wo du herausfindest, ob dein Team schon bereit für mehr Eigenverantwortung ist. Das kannst du downloaden, ganz ohne E-Mail-Adresse. Da ist ein Link, das öffnest du und kannst den Test machen. Da sind wirklich ganz konkrete Tools und Werkzeuge, noch einmal drinnen, rund das Thema Eigenverantwortung. Den Link dazu findest du in den Show Notes. Ja, alles in allem, Entscheidungen, Verantwortung zu delegieren, ist ein Prozess. Das braucht Zeit, das braucht Vertrauen und vor allem die richtigen Rahmenbedingungen.

Bianca Prommer [00:21:07]:
Was aber ganz wichtig ist, ist wirklich dieser erste Schritt. Du kannst also zum Beispiel mit dem Delegation Poker arbeiten, du kannst mit Corm arbeiten oder du machst gemeinsam mit mir oder jemand anders einen sogenannten Culture Hackathon. Nächste Woche geht es die fünf Trends im Innovationsmanagement für 2025. Das solltest du auf keinen Fall verpassen. Wenn du sagst, nächstes Jahr möchten wir mehr in das Thema Innovation, Innovationskultur und Innovationsmanagement investieren, dann solltest du nächste Woche wieder dabei sein, wenn es heißt Veränderung einfach machen. Bis zum nächsten Mal.