Workshop-Nachbereitung leicht gemacht: Effiziente Protokollerstellung und Feedback einholen

Bianca Prommer [00:00:00]:
Wie bereite ich eigentlich einen Innovationsworkshop nach und vor allem wie kann ich Zeit beim Erstellen eines Fotoprotokolls sparen? Diesen Fragen gehen wir in der heutigen Podcastfolge nach. Lass uns loslegen. Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Innovation einfach machen. So schön, dass du heute wieder dabei bist. Wenn es darum geht, wie bereite ich denn meine Innovations Workshops nach, wie kann ich hier auch Zeit sparen und gerade wenn es so so naja vielleicht nicht ganz so liebsame Aufgaben wie dem Foto-Protokoll geht. In den letzten beiden Folgen haben wir uns ja bereits intensiv mit dem Thema bessere Innovations-Workshops beschäftigt. Also vor zwei Wochen habe ich eine Folge veröffentlicht, wie du einen solchen Workshop vorbereitest, den Auftrag klärst und dir hier zahlreiche Tipps gegeben. Letzte Woche hat es dann eine Podcast-Folge zur Durchführung gegeben, auch mit so Drehbüchern und ganz vielen Methoden und Tooltips.

Bianca Prommer [00:01:07]:
Und heute geht es die Nachbereitung des Innovationsworkshops. Gilt natürlich auch für andere Workshops, aber mein Fokus 2025 lautet ja bessere Innovationsworkshops und das ist meine Mission, Innovationsworkshops besser zu machen, weil ich wirklich davon überzeugt bin, dass richtig gute Innovationsworkshops die Innovationsleistung von Unternehmen steigern können und damit auch die Innovationsstärke fördern. Und deshalb diese Serie auch, wie wir hier entsprechend Innovationsworkshops besser machen können. Und du solltest mir auch unbedingt auf LinkedIn folgen, denn da werde ich auch in Zukunft immer wieder Tipps geben, Tools mit dir teilen, Erfahrungsberichte aus Workshops mit dir teilen und ich finde es einfach ganz ganz wichtig. Bei mir stehen ja jetzt auch wieder die nächsten Workshops an, also nächste Woche bin ich wieder in Deutschland bei einem Kunden, einen Workshop zu moderieren und was dann natürlich immer wieder Thema ist, ist das Foto-Protokoll. Das Foto-Protokoll ist nicht ganz so meine Lieblingsaufgabe, aber natürlich gehört es auch dazu und ist wichtig, sich entsprechende, ja die Ergebnisse einfach auch zu sichern. Und dann möchte ich jetzt auch einmal mit dir teilen, wie ich das so angehe, was so meine Schritte sind auch nach einem Workshop. Denn nach dem Workshop ist vor dem Workshop und ich nutze halt auch jeden Innovationsworkshop total gerne dafür, mich auf den nächsten wieder vorzubereiten, daraus zu lernen.

Bianca Prommer [00:02:54]:
Und das möchte ich jetzt mit dir hier auch Schritt für Schritt durchgehen. Lass uns gleich mal loslegen mit Punkt Nummer 1. Punkt Nummer 1 beginnt eigentlich schon am Ende des Workshops, denn es geht die nächsten Schritte. Also wie geht es jetzt nach dem Workshop weiter, damit hier alle Teilnehmenden auch mit Klarheit rausgehen und dann nicht so, ja, wie kommen es zu den Ergebnissen, wie ist es mit dem Fotoprotokoll, sondern mir ist ganz, ganz wichtig, dass ich hier natürlich am Ende noch sage, wer das Fotoprotokoll bekommt, wann sie es bekommen, damit die das dann auch entsprechend verwerten und verarbeiten können. Was es das Fotoprotokoll selbst betrifft. Ich finde es ganz wichtig, dass wir natürlich alle Ergebnisse sichern, dass wir hier entsprechend Fotos von Flipcharts, Pin-Menden, Templates, Prototypen, völlig egal was es ist, hier entsprechend zur Verfügung stellen. Mir ist dabei auch wichtig, dass es nicht nur Fotos drinnen sind, vor allem dann mit so Schriften, die man vielleicht schlecht identifizieren kann und lesen kann, sondern dass dann natürlich gerade Zwischenergebnisse, Erkenntnisse bzw. Auch das Endergebnis noch einmal auch verschriftlicht ist.

Bianca Prommer [00:04:12]:
Und das dauert natürlich das alles zu machen Und deshalb hier ein paar Tipps, wie ich das mache. Ich fotografiere natürlich schon während dem Workshop immer wieder mit, mache hier Fotos von Zwischenergebnissen, von Flipcharts, von Pinwänden, das schon einmal gesammelt zu haben. Allerdings am Schluss gehe ich dann noch einmal durch das gesamte Ergebnis durch, fotografiere also noch einmal alle Dinge der Reihe nach ab. Also beispielsweise so Übung 1, Übung 2 und so weiter, beziehungsweise auch nach Gruppen. Also wenn ich verschiedene Gruppen gehabt habe, dann auch so ist, mache ich mir die Fotos der Gruppe 1, der Gruppe 2, damit ich das dann entsprechend in einen Ordner schieben kann und das dann entsprechend einfach in mein Foto-Protokoll ziehen kann. An der Stelle möchte ich dir noch einen Tipp geben, den nutze ich tatsächlich sehr sehr häufig, gerade wenn es ein mindestens ein Tagesworkshop war. Ich filme die Ergebnisse auch ab und kommentiere was zu sehen ist. Das heißt, ich gehe da quasi mit meinem Smartphone durch und filme das mal ab und sage, okay, Schritt 1 war zum Beispiel Crazy 8 und das Ziel war, dass wir entsprechend viele Ideen in kurzer Zeit entwickeln, jeder beteiligt wird und filmen das dann quasi ab.

Bianca Prommer [00:05:38]:
Was du da auch schon machen könntest, du könntest einfach die Punkte schon vorlesen, ablesen und das mit aufnehmen, weil du dieses Transkript nämlich, also dieses Video, kannst du dann verwenden, über KI ein Transkript zu erstellen. Und dieses Transkript kann ich dann eins zu eins in das Foto-Protokoll kopieren, ohne dass ich jetzt noch irgendwas tippen muss. Also ich gehe halt wirklich mit der Kamera durch, filme das ab, kommentiere, was zu sehen ist, kommentiere auch, was vielleicht zu Zwischenstimmen war. Ich mache mir auch immer wieder Notizen dazwischen und das hilft mir einfach wirklich dann auch später bei der Dokumentation, da entsprechend noch einmal Dinge reinzutun, die wichtig waren, aber es vielleicht gerade nicht auf dem Flipchart auch stehen. Und das finde ich ganz, ganz wichtig. Also dieses Foto-Protokoll finde ich halt deswegen eine gute Möglichkeit, hier diese Ergebnisse, wie gesagt, zu sichern. Und vor allem nutze hier auch KI. Und damit komme ich jetzt auch schon zum zweiten Punkt.

Bianca Prommer [00:06:44]:
Der zweite Punkt nennt sich Räumen reflektieren und dokumentieren. Und zwar geht es mir hier darum, lass uns gleich beim Dokumentieren weitermachen. Also ich nutze tatsächlich KI, hier entsprechend das Fotoprotokoll schnell zu machen. Also wie gesagt, ich gehe noch im Raum durch, wenn alles noch hängt, gehe alles durch, filme das, bespreche das, kommentiere das und nutze dann dieses Video, ein Transkript zu machen und das dann ins Foto-Protokoll zu übernehmen. Was ich auch nutze, ist beispielsweise KI, wie Chats GPT. Da muss man natürlich aufgrund von Datenschutz wieder aufpassen. Am besten mit einem Custom GPT arbeiten, der keine Daten nach außen gibt. Das kann auch mit anderen KI-Tools gemacht werden.

Bianca Prommer [00:07:33]:
Kann ich auch Fotos hochladen, zum Beispiel wenn ich ein Flipchat abfotografiert habe, dass ich sage, liebe KI, liebes Chat-GPT, hier ist ein Foto, bitte erfasse den Text darauf. Und schon wird mir dieser Text vom Flipchart abgetippt und schon kann ich das 1 zu 1 übernehmen. Also super einfach, ohne dass ich es erst tippen muss. Ich nutze auch gern die Diktierfunktion von meinem Smartphone beispielsweise oder auch von anderen Dokumenten, es kann es auch von Word sein, also von Microsoft Produkten sein, die Diktierfunktion verwenden und dann wird es quasi niedergeschrieben. Also Ich lese quasi vor, was auf diesen Post-its steht und dann brauche ich es nicht tippen, sondern lese es einfach nur vor. Das geht damit wirklich einiges schneller, hier Fotoprotokolle zu erstellen. Es ist einfach eine gute Möglichkeit, hier wirklich Zeit zu sparen. Ja, was mache ich dann noch, wenn es ums Aufräumen geht? Das ist ja auch etwas, also da schaut es ja oft aus nach den Workshops, die da liegen, das sind Flipcharts und Pinwände und diese ganzen Post-its und die ganzen Materialien.

Bianca Prommer [00:08:46]:
Und was ich sehr charmant finde, ist es, die Teilnehmenden da einzubeziehen. Also, dass ich nicht am Schluss dann alles alleine wegräumen muss, was dann ja auch noch einmal gleich ein, zwei Stunden dauern kann. Wobei das auch in Ordnung ist, wenn der Raum dann danach noch frei ist, dann nutze ich die Zeit auch ganz gern, da noch einmal ein bisschen so durchzuatmen, runterzukommen. Aber was ich wirklich gern nutze, ist, dass die Teilnehmenden einzubeziehen und zwar nicht am Ende, also quasi, wir sind jetzt fertig und jetzt bitte zusammenräumen, sondern bevor wir in die Abschlussrunde gehen, bevor wir zum Beispiel in die Feedbackrunde gehen, bevor wir ins Checkout gehen, sage ich zum Beispiel, das würde ich dir wirklich mal empfehlen auszuprobieren, ich sage dann, hey liebe Leute, bevor wir jetzt zur Feedbackrunde kommen, lasst uns doch gemeinsam aufräumen. Alles was wir nicht mehr brauchen, können wir jetzt wegräumen. Und schon sind die Post-its, die Stifte, alles weg und dann setzen wir uns noch einmal hin, stellen uns noch einmal hin und gehen in die Abschlussrunde. Also das finde ich einen sehr charmanten Tipp, den ich dir an dieser Stelle mitgeben möchte, dass hier wirklich aufgeräumt wird. Wie gesagt, Flipcharts, Pinwände lasse ich natürlich, aber wichtig, mir ist schon viel geholfen, wenn die ganzen Posts und Stifte eingesammelt worden sind und einfach ein bisschen mehr Ruhe ist, wenn das Geschirr weggeräumt ist.

Bianca Prommer [00:10:07]:
Also das macht es dann schon ein bisschen einfacher dann auch für mich noch einmal den Raum dann wirklich so zu verlassen, wie ich ihn zu verlassen habe. Also Tipp ist, beziehe die Teilnehmenden auf jeden Fall mit ein. Ja, was möchte ich dir an der Stelle noch mitgeben? Das Thema Reflektieren. Also ich reflektiere nach jedem Workshop auch für mich. Also ich hole mir natürlich Feedback ein von den Teilnehmenden, vom Auftraggeber, aber mir ist es auch wichtig, selbst noch einmal in eine Reflexion zu kommen und mir einfach einmal zu notieren, was ist denn gut gelaufen an dem Workshop, was hat gut funktioniert, welche Methode hat gut funktioniert, was hat nicht so gut funktioniert, Welche Aktivierungsübungen sind gut angekommen, welche vielleicht nicht? Was hat wirklich zu der Wirkung geführt, wie ich sie vorhatte und was vielleicht auch nicht? Und ich nutze da zum Beispiel ein Werkzeug aus dem Design Thinking sehr gerne, das man auch in Retrospektiven verwendet oder für Feedbackgespräche mit Kundinnen und Kunden nutzen kann. Und zwar ist dieses I like, I wish, I wonder. Also was habe ich gemacht, was hat mir gut gefallen, Was möchte ich beim nächsten Mal anders haben? Also, I wish, was darf beim nächsten Mal anders sein? Was wünsche ich mir für das nächste Mal? I wonder, so wirklich so, okay, welcher Gedanke ist aufgekommen? Welche Idee ist da vielleicht aufgekommen? Und was kann ich dann daraus fürs nächste Mal lernen? Also ich nutze wirklich jeden einzelnen Workshop, in die Selbstreflexion zu gehen und dann nicht zu sagen, das hätte ich besser machen können und das, also mich quasi irgendwie schlecht zu machen, zu geißeln oder so, das erlebe ich auch immer wieder bei vielen, sondern eher so, und wie kann ich es beim nächsten Mal noch besser machen und was hat gut funktioniert, was nicht, was darf quasi da bleiben und was nehme ich mir einfach in das nächste Mal mit. Also das würde ich dir wirklich da gerne mitgeben.

Bianca Prommer [00:12:04]:
Reflektiere hier entsprechend auch deine eigene Vorgehensweise. Und damit kommen wir jetzt auch zu Punkt Nummer 3. Das passt auch ganz gut dazu, weil es noch einmal Feedback geht und zwar Feedback vom Auftraggeber. Ich nutze ja schon Feedback Methoden wie Happines Store, Mood Meter, Feedback Grid, Fünf-Finger-Feedback, ja also wirklich unterschiedlichste Tools, schon im Workshop selbst Feedback zu bekommen. Ich liebe es aber auch, mir Feedback noch einmal mit ein paar Tagen Abstand, vor allem nach dem Aussenden des Fotoprotokolls von meinem Auftraggeber zu holen. Also wirklich noch einmal in das Gespräch zu suchen, noch einmal zu fragen, sind die Ziele erreicht worden, gibt es noch offene Punkte, wie war der Gesamteindruck des Workshops, was hat gut gefallen, was war nicht ganz so gut, was hätte er sich anders gewünscht, finde ich einfach wahnsinnig wichtig, hier auch ins Feedback vom Auftraggeber noch einmal rein zu gehen, auch daraus noch einmal für den nächsten Workshop zu lernen. Also finde ich ganz ganz wichtig, essenziell. Ich hole mir dieses Feedback auch schon einmal während dem Workshop ein.

Bianca Prommer [00:13:15]:
Ja, gerade zu dieses Thema, sind wir auf dem richtigen Weg, sind die Ziele erreicht, das mache ich schon während dem Workshop und sage, okay, gehen wir da in die richtige Richtung, ist das das, was du dir vorgestellt hast, müssen wir wo nachjustieren, also hier schon im Workshop entsprechende Iterationen einbauen zu können. Und das empfehle ich dir wirklich, Feedback einzuholen, damit einfach wirklich bessere Workshops zu machen. Und das finde ich einen ganz wesentlichen Punkt. Feedback einholen ist nicht immer angenehm. Feedback kann ja auch einmal schmerzhaft sein, negativ sein, nicht ganz so positiv sein. Das ist ja natürlich nichts, was wir gerne haben, aber es hilft uns halt auch wirklich besser zu werden und das kann ich dir wirklich nur ins Herz legen, hol dir Feedback ein und reflektiere auch selbst. Wenn du sagst, ich möchte jetzt wirklich lernen, bessere Innovationsworkshops zu machen, dann solltest du auf jeden Fall dabei sein. Wir starten am 10.

Bianca Prommer [00:14:15]:
Februar mit dem Training in zwei Tagen zum Workshop Design. Das sind vier mal halbe Tage, wo du wirklich lernst, großartige, bessere Innovationsworkshops zu machen. Also egal, ob das jetzt ein Design Thinking Workshop ist, ein Trees Workshop ist, ein Ideenentwicklungsworkshop ist, ein Prototyping- oder Ideenbewertungsworkshop ist oder auch eine Innovationsstrategie, Vision zu entwickeln, Lego Series Play, völlig egal welche Art von Workshop, es geht hier darum, dass der besser wird, effizienter wird und du einfach lernst, wie kannst du diese ganzen Tools, die in deinem Werkzeugkoffer sind, einfach so aneinander reihen, dass sie einfach Sinn ergeben und zu einem Ergebnis führen. Das heißt, wir schauen uns an, wie du den Workshop vorbereitest, den Auftrag klärst, wie du hier wirklich in die Planung gehst. Wir erstellen Vorlagen, Templates, du bekommst Checklisten an die Hand und natürlich ganz, ganz viel Feedback auf dein Workshop-Design, damit am Ende dieser zwei Tage, da mit einem Workshop Design raus gehst und diesen Workshop dann auch direkt umsetzen kannst, moderieren kannst und das ist wirklich ein so tolles Angebot, weil ich das immer wieder von meinen Teilnehmern und Kunden zurückgemeldet bekomme, wie wertvoll es ist, einen Sparing Partner für das Workshop Design zu haben. Und aktuell kostet dieses Training, Also es sind zwei volle Tage, also viermal einen halben Tag. 349 Euro netto. Das ist wirklich jetzt einmalig in diesem Angebot.

Bianca Prommer [00:15:56]:
Wir starten am 10. Februar. Es gibt natürlich auch Aufzeichnungen, das Ganze findet virtuell statt. Und ich bin wirklich fest davon überzeugt, dass das schon der erste Schritt zu besseren Innovationsworkshops ist und bessere Innovationsworkshops fördern die Innovationsstärke, die Innovationsleistung eines Unternehmens Und damit sind wir auch heute schon am Ende dieser Folge angekommen. Nächste Woche habe ich ein ganz ganz tolles Interview. Da habe ich die liebe Evelyn Rath zu Besuch und da geht es Nachhaltigkeitskultur und warum natürlich auch die Nachhaltigkeitskultur gerade für Innovationen auch wichtig ist und wie hier Innovationen und Innovationsworkshops und dergleichen massiv auch auf ESG und Nachhaltigkeit Einfluss haben. Ich werde da mit Evelyn sprechen. Ich freue mich darauf, weil das ist dann meine Geburtstagsfolge.

Bianca Prommer [00:16:54]:
Die nächste Folge kommt ja am 31. Januar raus und das ist mein Geburtstag. Und deswegen freue ich mich, dass ich da so einen tollen Gast im Podcast habe und wünsche dir jetzt eine wunderbare Zeit, eine wunderbare Woche und wir hören uns dann nächste Woche wieder. Schön, dass du dabei warst. Bis zum nächsten Mal. Ciao, ciao!