007_Zeitersparnis im Business: 5 Onlinetools, die du kennen solltest

Bianca Prommer [00:00:00]:

5 Online-Tools, ohne die ich in meinem Consulting-Business nicht mehr sein möchte. In dieser Folge teile ich 5 Tools mit dir, die mir nicht nur Zeit sparen, sondern auch meine Arbeit erheblich erleichtern und eben auch dazu führen, dass ich mehr Zeit für mich und vor allem auch meine Kundinnen und Kunden habe. Höre gleich in diese Folge rein und lass dich inspirieren, welche Tools das sind und wie sie vielleicht auch dein Business einfacher machen können. Ja, Online-Tools. Die einen nutzen sie, die anderen vermeiden sie. Ich persönlich, ich liebe ja Online-Tools. Ich nutze Calendly, Trello, Planner, Miro, Mural. Also ich habe ganz, ganz viele Tools, die ich nutze.

Bianca Prommer [00:00:56]:

Und ja, das kommt mir oftmals auch recht teuer im Monat, weil das ja oftmals so ist, dass man die monatlich bezahlen darf. Und nicht alle Tools sind wirklich notwendig, aber ich möchte heute meine fünf wichtigsten Tools mit dir teilen und wie ich sie einsetze, wie auch du sie einsetzen kannst und auch was so Vor- und Nachteile vielleicht auch sind. Ich verwende natürlich auch noch andere Tools. Ich verwende quasi die Welt des Office 365. Ich verwende zum Beispiel den Planner, hier Aufgaben zu synchronisieren. Andere nutzen Trello, ich persönlich nutze den Planner von Office 365. Ich nutze auch natürlich Microsoft Teams mit meinen Unternehmenskunden zu arbeiten. Ich nutze Zoom für Videokonferenzen, ich nutze Active Campaign für meine E-Mails, also für meine Newsletter.

Bianca Prommer [00:01:52]:

Du siehst, ich nutze sehr viel. Und ich möchte jetzt wirklich auf fünf Tools noch eingehen, die du vielleicht noch nicht ganz so am Schirm hast oder vielleicht noch nicht ganz so häufig einsetzt. Und das erste Tool, das du vielleicht auch kennst, ist Calendly. Ich liebe ja Calendly. Calendly ist ein Terminbuchungstool Und früher war es so, dass Unternehmen, die sich für die Unternehmensberatung für mich bei mir interessiert haben, auf meine Webseite gegangen sind und entweder sie haben eine E-Mail geschrieben oder sie haben mir über das Kontaktformular geschrieben oder sie haben direkt angerufen. Und wenn sie mir geschrieben haben, dann haben wir immer wieder hin und her schreiben müssen, Termine zu finden. Und jetzt gibt es halt wirklich die Möglichkeit, über Calendly direkt einen passenden Termin auszusuchen. Das heißt, meine Kundinnen klicken auf den Terminbuchungslink, suchen sich einen passenden Termin aus.

Bianca Prommer [00:02:54]:

Der kommt einerseits bei Ihnen im Kalender an, bei mir wird er im Kalender eingetragen und alles ist gut. Ich nutze deswegen auch Calendly so gern, weil meine Kundinnen hier auch aussuchen können, ob sie zum Beispiel angerufen werden möchten, ob sie über Microsoft Teams diesen Termin machen möchten oder eben über Zoom. Und das finde ich so schön, dass sie auch diese Auswahlmöglichkeit haben. Der Vorteil von diesem Tool ist, dass deine Kundinnen und Kunden hier wirklich sehr schnell und einfach hier einen Termin bei dir buchen können. Also für ein Erstgespräch, für ein Strategiegespräch, aber auch für Coachingtermine verwende ich dieses Tool, hier entsprechend meinen Kunden zu ermöglichen, schnell und einfach, ohne langem Hin und Her schreien und anrufen, hier wirklich einen Termin bei mir zu buchen. Und wichtig ist hier, das habe ich auch gelernt, wenn man so schnell und einfach einen Termin buchen kann, dann kann es auch dazu führen, dass man dann nicht zum Termin erscheint. Das höre ich immer wieder bei meinen Kolleginnen und auch bei meinen Kundinnen, dass sie sagen, jetzt ist wieder mal jemand nicht aufgetaucht. Ich nutze hier auch die Automatisierungsmöglichkeit.

Bianca Prommer [00:04:09]:

Bei Calendly kannst du auch Automatisierungen einstellen, dass deine Kundinnen zum Beispiel E-Mails bekommen. Das heißt, die bekommen nicht nur bei der Buchung ein E-Mail, sondern die bekommen auch noch 24 Stunden vorher und noch einmal eine Stunde vorher ein kurzes Erinnerungs-E-Mail. Und das funktioniert hervorragend. Also das ist wirklich eines der Tools, ohne die ich nicht mehr sein möchte. Das zweite Tool, das ich dir mitgebracht habe, ist Mural. Mural ist ein digitales Whiteboard. Und da gibt es zwei Lager. Es gibt das Lager Miro und es gibt das Lager Mural.

Bianca Prommer [00:04:48]:

Ich nutze tatsächlich beides, es hängt immer ein bisschen davon ab, was meine Kundinnen und Kunden nutzen. Lieber nutze ich Mural, einfach aus dem Grund, weil ich damit begonnen habe und damit quasi groß geworden bin. Und deshalb nutze ich es lieber. Ich komme damit einfach intuitiver zurecht. Mural, also dieses digitale Whiteboard, ermöglicht es uns einerseits selbst zu arbeiten, kreativ zu arbeiten. Ich nutze Mural immer wieder auch für meine eigenen Produkte, hier in ein Brainstorming zu gehen, Mindmaps zu erstellen, im Grunde Post-its zu kleben, aber virtuelle Post-its zu kleben. Und ich nutze es natürlich auch für meine Workshops, für meine Trainings mit Kundinnen und Kunden. Der Vorteil bei Mural, aber auch bei den anderen digitalen Tools, ist es, dass wir hier sehr stark in die Interaktion mit unseren Kundinnen und Kunden, mit den Teammitgliedern gehen können, dass wir hier gemeinsam Ideen entwickeln können, gemeinsam Ideen visualisieren können und hier auch gemeinsam an etwas arbeiten können.

Bianca Prommer [00:05:59]:

Und das ist so schön, Es ist bunt, man kann hier wirklich sich austoben auf diesem digitalen Weitbord. Es gibt hier wahnsinnig viele Möglichkeiten. Und der größte Vorteil für mich von Moral ist, dass wir die Möglichkeit haben, als Unternehmensberaterin hier einen kostenlosen Zugang zu haben. Also ich habe vorher die bezahlte Variante gehabt, es hat circa 12 Dollar pro Monat gekostet, bis ich dann gesehen habe, es gibt eine Möglichkeit sich als Consultant zu bewerben und dann bekommt man kostenlosen Zugang. Das heißt, ich habe die volle Version und zahle nichts dafür und das ist natürlich auch großartig. Wichtig ist hier an der Stelle noch zu betonen, nicht jedes Unternehmen kann auf Mural zugreifen, Deshalb wenn du damit arbeitest, teste immer im Vorfeld mit deinem Kunden, ob sie auch Zugriff haben. Ja dann habe ich ein drittes Tool für dich und zwar StreamYard. StreamYard nutze ich für meine Videostreams.

Bianca Prommer [00:07:04]:

Also wenn du mir schon länger folgst, dann weißt du ja, dass ich auf LinkedIn zum Beispiel sehr, sehr aktiv bin und auch immer wieder live auf LinkedIn bin. Entweder weil ich wozu Gast bin oder auch weil ich selbst live gehe, weil ich mir Gäste einlade, weil ich hier Interviews führe und das halt tatsächlich auf LinkedIn. Jetzt gibt es natürlich mittlerweile die Möglichkeit über Zoom und direkt über LinkedIn dann live zu gehen. Das ist aber ein bisschen kompliziert. Es gibt allerdings auch die Möglichkeit Videostream oder Live-Streaming Software zu nutzen. Und da gibt es noch Möglichkeiten wie Restream oder Ecam. Ich persönlich habe alles ausprobiert und bin bei StreamYard gelandet, weil es sehr intuitiv ist, finde ich jetzt zumindest. Wir können hier wirklich wahnsinnig viel vorbereiten, wir können die Termine einladen, Wir können hier wirklich Termine setzen, also das Live-Event erstellen und direkt in mehrere Kanäle spielen.

Bianca Prommer [00:08:10]:

Ich gehe dann meistens auf LinkedIn, YouTube und Facebook gleichzeitig live. Dadurch kann ich aber auch Aufzeichnungen machen, ich kann auch Audios dann entsprechend exportieren, die ich dann wieder in den Podcast bringen kann. Also das Schöne an StreamYard ist, es ist wirklich eine tolle Live-Streaming-Software. Und das Schöne ist auch, wenn wir so eine Software wie StreamYard nutzen, dass wir die Kommentare sehen. Das heißt, wir sehen, wenn zum Beispiel dann auf LinkedIn ein Kommentar kommt, können wir das sogar einblenden. Wir können Texte einblenden, wir können zwischen unterschiedlichen Kamera-Einstellungen, zwischen unterschiedlichen Ansichten herumprobieren und bekommen damit auch ein sehr, sehr dynamisches Event hin, das einfach großartig wirkt. Also ich nutze hier wirklich StreamYard sehr sehr gerne, weil es einfach eine tolle Qualität hat und auch noch recht kostengünstig ist. Es liegt glaube ich irgendwo bei den 15 bis 20 Dollar pro Monat und es ist wirklich aus meiner Sicht eine sehr sehr lohnenswerte Investition.

Bianca Prommer [00:09:20]:

Das heißt, die Vorteile hier sind, dass es einfach ein schönes, interaktives, lebendiges Format ermöglicht, mit unterschiedlichen Kameraeinstellungen und hier auch diese Kommentare einzublenden, in die Interaktion zu gehen, zu sagen, hey liebe Leute, wie denkt ihr darüber? Schreibt es in die Kommentare rein. Also das hier wirklich ein tolles Tool, live zu gehen. Damit kommen wir zu Tool Nummer 4. Und Tool Nummer 4 und 5 sind künstliche Intelligenzen. Und ja, ich nutze KI. Ich nutze KI sogar sehr, sehr gerne. Und das vierte Tool ist Chattipiti. Das kennst du vielleicht sogar schon.

Bianca Prommer [00:10:04]:

Ich bin immer wieder überrascht, wie wenig es doch tatsächlich noch genutzt wird. Oftmals hat man so Bedenken, naja, aber KI und das ist doch nicht einzigartig Und ich möchte ja meine Thought Leadership aufbauen, ich möchte ja zeigen, dass ich die Expertin bin, das kann ich voll verstehen. Und doch nutze ich KI. Ich nutze KI nicht, meine LinkedIn-Beiträge schreiben zu lassen. Ich nutze sie auch nicht, diesen Podcast zu sprechen. Ich nutze ChatGPT für eine Ideensuche. Das heißt, ich gebe zum Beispiel ein, okay, ChatGPT, du bist Business Coach für Unternehmensberaterinnen und Business Coaches, Liste mir zehn verschiedene Herausforderungen von Unternehmensberaterinnen auf und schon kommen mögliche Herausforderungen. Ich verwende es auch zum Beispiel für die Suche nach Titeln für diesen Podcast.

Bianca Prommer [00:11:02]:

Ich sage, okay, schau, wir haben die Podcast-Folge, darum geht es. Also ich gebe immer Kontext und sage, schreib fünf verschiedene Titelmöglichkeiten auf. Und dann, wenn ich sage, okay, der eine Titel gefällt mir, aber vielleicht gibt es da noch was Besseres, gehe ich in den Dialog und sage, ok Chatschipiti, nimm Titel Nummer zwei und gib mir fünf weitere Alternativen dazu. Und dadurch komme ich auf neue Ideen und ich persönlich tue mir auch leichter Dinge zu überarbeiten. Das heißt, wenn ich von Chatschipiti was ausgespielt bekomme, kann ich das viel leichter überarbeiten, als etwas Neues zu entwickeln. Das heißt, der große Vorteil, der sich für mich daraus ergibt, ist hier Zeitersparnis. Wenn ich mir denke, wie soll ich das jetzt nennen oder worüber soll ich heute schreiben, dann befrage ich hier ChatsGPT zur Inspiration. Und ja, natürlich geht es darum, Original-Content zu haben.

Bianca Prommer [00:11:58]:

Es geht darum, nicht diese typischen Floskeln wie heb dein Business auf das nächste Level. Das ist nämlich so eine typische Aussage von ChattGPD. Es geht hier darum natürlich Originalbeiträge zu machen und da habe ich jetzt einen Tipp bekommen, den möchte ich dir jetzt gleich weitergeben. Und zwar habe ich den Tipp bekommen, in die Anweisung, also in dieses Prompt von ChatGPT zu schreiben, gib den Inhalt als Original aus. Verfasse diesen Beitrag oder verfasse diesen Content, dieses Content Piece als original. Und dann geht JettGPD her, also die KI her und verfasst hier wirklich auch einmal Beiträge, die eben nicht so standard austauschbar sind. Und das ist halt wirklich ein Tipp, den ich gerade erst bekommen habe und dir jetzt heute auch weitergebe. Ja und das fünfte und letzte Tool und ich liebe dieses Tool, ich habe es seit zwei Wochen jetzt in Verwendung seit ich diesen Podcast habe und zwar ist das Cast Magic.

Bianca Prommer [00:13:08]:

Cast Magic ist auch eine KI und zwar hier Audiodateien, wie im Podcast folgen, in geschriebenes Wort zu bringen. Und Cast Magic erstellt mir einerseits ein Skript, das heißt, ich bekomme ein Transkript der kompletten Folge auf Deutsch. Das heißt, Dieses Tool funktioniert auch auf Deutsch mittlerweile sehr, sehr gut. Das heißt, ich bekomme ein Transcript dieser gesamten Podcast-Folge, das ich dann zum Beispiel in einem Blog-Beitrag veröffentlichen kann, das ich dann in die Show Notes verpacken kann, wenn jemand doch lieber lesen möchte oder was nachlesen möchte. Was dieses Cast Magic aber auch noch macht und das ist so großartig, Cast Magic generiert automatisch auch zum Beispiel die Show Notes, die Folgenbeschreibung, eine Newsletter, einen Linked-in-Beitrag. Es erstellt dir ein Skript für ein mögliches Instagram Reel. Es schreibt dir zum Beispiel auch, es holt zentrale Statements raus. Also wenn du diesen Podcast zum Beispiel hörst, dann habe ich bestimmte Aussagen getroffen und Cast Magic quasi sammelt die wichtigsten Aussagen und schreibt mir die nieder.

Bianca Prommer [00:14:36]:

Also das sammelt so die zehn zentrale Aussagen, sagt mir auch genau, wann ich das gesagt habe. Es ergibt mir quasi auch die Zeit, also zum Beispiel von Minute eins bis Minute zwei habe ich das gesagt. Und dann kann ich zum Beispiel hergehen und das rausschneiden und sagen, okay das nehme ich zum Beispiel als Anteaser für LinkedIn oder dergleichen oder ich verwende es als Statement für einen LinkedIn-Beitrag oder für eine Newsletter als Aufhänger zum Beispiel. Das ist wirklich so krenzgenial. Und es ist noch einmal eine KI dahinter, also ein Magic-Chat. Da kann ich noch einmal zusätzlich Kommandos eingeben, wie zum Beispiel erstelle mir einen Blogbeitrag daraus. Und Cast Magic kostet aktuell 39 Dollar pro Monat. Ich habe hier über AppSumo, das ist so eine Plattform, wo wir Lizenzen kaufen können.

Bianca Prommer [00:15:33]:

Habe ich es tatsächlich für 78 Dollar auf Lifetime bekommen. Das heißt, es ist ein Zusatztipp, ist AppSumo. Auf AppSumo gibt es immer wieder Angebote zu verschiedenen Softwaren wie eben Castmagic, hier einen Lifetime Access, also einen Lifetime Zugang zu bekommen, ohne monatlich bezahlen zu müssen. Also da hatte ich jetzt wirklich das Glück, leider ist es gerade ausgelaufen, vielleicht kommt es wieder, dann informiere ich euch auf jeden Fall. Cast Magic ist echt eine tolle Möglichkeit und es ist auch diese 39 Dollar pro Monat absolut wert, weil es einfach so viel kann, weil es so viel macht, weil das wirklich etwas ist, was mir so viel Zeit erspart. Ich nehme nicht den Newsletter eins zu eins und kopiere den quasi in Active Campaign. Ich bekomme aber eine Idee davon, wie ich es formulieren kann und kann vielleicht Sätze daraus kopieren. Also das ist wirklich eine ganz ganz tolle Möglichkeit.

Bianca Prommer [00:16:38]:

Also das waren die fünf Tools. Calendly, Mural, StreamYard, ChatGPT und CastMagic. Und ja, wenn du sagst, hey das waren jetzt wirklich tolle Tipps, da habe ich jetzt was mitgenommen, mir gefällt dieser Podcast, dann, liebe Zuhörerin, lieber Zuhörer, freue ich mich über eine 5-Sterne-Bewertung von dir auf Apple Podcasts oder Spotify. Das hilft mir erstens herauszufinden, dass es dir gefällt, dass du da was mitnimmst, dass du Mehrwert lieferst und es hilft mir dabei auch diesen Podcast sichtbarer zu machen und damit noch mehr Expertinnen da draußen zu erreichen und mit diesen Tipps dann auch entsprechend zu unterstützen. Also wenn dir dieser Podcast bisher gefallen hat, dann bitte freue ich mich über deine 5 Stern Rezession auf Apple Podcast oder Spotify. Und jetzt, ich wünsche dir einen wunderbaren Tag, eine schöne Zeit und Bis zum nächsten Mal.