#41 - 4 étapes dans votre système d'information

Oû en êtes-vous dans votre gestion de vos informations ? Selon Tiago Forte, il y aurait quatre étapes dans la gestion de votre système d'information personnelle.

Bienvenue, vous êtes sur "J'ai pas le temps pour ça", le podcast proposé par Eric Bouchet, où je vous partage des trucs, des astuces, des méthodes et des outils pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.

Aujourd'hui, Tiago Forte, l'auteur de Construire un Second Cerveau, nous propose d'explorer notre niveau d'utilisation de notre système de gestion d'information personnelle, en bon anglais : « Personal Knowledge Management ».

Pour ce faire, il a identifié quatre étapes qu'il a testées sur plus de 5 000 personnes qui ont suivi ses formations. Ces quatre étapes, quelles sont- elles ?

La toute première, stocker l'information, tout simplement. Vous avez des outils informatiques sur l'ordinateur, sur le téléphone, sur lesquels vous allez poser ces informations. Vous avez une compréhension de base du fonctionnement de ces outils. Vous organisez vos fichiers dans les paramètres par défaut. Vous avez un dossier Documents qui fonctionne et vous avez une confiance raisonnable que vous allez pouvoir trouver vos fichiers les plus importants quand vous en avez besoin. Vous prenez des notes de manière parsimonieuse sur votre smartphone, appareil mobile et vous pouvez les récupérer aussi. C'est le premier niveau, le stockage.

Deuxième niveau, ce qu'il appelle gestion des connaissances. Non seulement vous capturez des informations factuelles, mais aussi des idées, des inspirations créatives, des citations, des leçons que vous avez apprises. Vous avez une maîtrise de la manière et l'endroit où sauvegarder les fichiers qui vous donne la confiance d'investir du temps et des efforts réels pour noter ce que vous savez. La prise de note numérique fait partie importante de votre vie quotidienne et vous aimez capturer des informations. Vos notes commencent à fonctionner comme un partenaire de pensée en vous rappelant des choses que vous aviez complètement oubliées ou en mettant en lumière des connexions inattendues. Et à ce niveau-là, la maintenance de votre système libère du temps et d'énergie, plus de temps et d'énergie qu'elle n'en demande. Ça, c'est l'étape 2, gestion des connaissances.

Niveau 3, selon Tiago Forte, favoriser l'action. Vous avez commencé à déplacer votre attention, "du monde des idées vers le monde de l'action". Vous ne vous contentez pas de générer des idées, mais vous voulez voir ces idées se concrétiser dans le monde réel. Vous devenez plus sélectif quant aux informations que vous consommez, préférant seulement les sources de la plus haute qualité et les plus substantielles qui sont directement liées aux objectifs que vous poursuivez. Vous appliquez autant de créativité au fonctionnement de votre système qu'aux connaissances qu'il contient et les avantages de votre système s'étendent au-delà de vos objectifs personnels et commencent à avoir un impact sur les personnes autour de vous.

Quatrième niveau, la maîtrise des connaissances personnelles. Comme le dit Tiago Forte, « ce niveau n'a jamais de fin. Un horizon infini de possibilités », c'est très joli, « s'étendant dans n'importe quelle direction que vous souhaitez prendre". Dans ce niveau-là, vos connaissances fonctionnent comme un système supérieur à la somme des parties, attirant presque d'elles-mêmes de nouveaux matériaux et les triant sans effort pour soutenir vos objectifs à long terme. Il y a une production constante de votre second cerveau, celui électronique, vers le monde extérieur. Tous les outils numériques sont intégrés, fonctionnent ensemble en toute transparence, ne nécessitant qu'une intervention occasionnelle de votre part. Vous utilisez votre second cerveau non seulement pour acquérir des connaissances, mais aussi de nouvelles compétences et capacités. Et vous maîtrisez les flux d'informations se produisant en vous. Vous utilisez le système pour étudier vos propres fonctionnements internes comme un scientifique.

Voilà les quatre étapes. Pour beaucoup d'entre nous, ça va plutôt être sur le début.

• niveau 1 - stockage de l'information
• niveau 2 - gestion des connaissances
• niveau 3 - favoriser l'action, utiliser ces informations pour bouger
• niveau 4 - la maîtrise des connaissances personnelles.

Pour aller plus loin

L'article de Tiago Forte : https://fortelabs.com/blog/the-4-levels-of-personal-knowledge-management

Et pour aller encore plus loin

Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/