#49 - Production et Relation, comment gérer le changement de contexte ?

Comment faire pour être à la fois dans la production et la relation, quand ces deux formes de travail sont radicalement opposées ? Et comment faire pour être efficace dans les deux ? C'est la question à laquelle nous allons essayer de répondre aujourd'hui.

Bienvenue, vous êtes dans "J'ai pas le temps pour ça", le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous propose des trucs, des astuces, des conseils, des conseils, des outils, des outils, des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.

Production et Relation. D'un côté, j'ai besoin d'être tranquille, concentré sur des périodes de temps ininterrompus et de l'autre, j'ai besoin d'être disponible pour être en relation avec les autres et parce qu' eux aussi ont besoin de moi. Comment faire pour concilier ces deux temps ? C'est un problème qu'on a assez souvent dans les personnes que j'accompagne. Et on va se tourner vers Anne-Laure Le Cunff, qui nous propose dans une de ses newsletters de travailler justement ce changement de contexte, le Context Switching - elle reprend le vocabulaire des ordinateurs - mais de travailler en pleine conscience, ce qu'elle a appelé en bon anglais le « mindful context switching ».

Et je vais vous proposer les cinq étapes qu'elle a identifiées pour le faire correctement.

Le premier niveau, c'est de définir votre réactivité. L'exemple qu'elle donne, si vous avez des clients de grande valeur qui s'attendent à recevoir une réponse de votre part en moins d'une heure, c'est le niveau auquel vous devez être réactif. Si, en revanche, votre activité n'est pas totalement réactive, peut-être que vous ne pouvez regarder les emails qu'une fois, deux fois, trois fois par jour. Il n'y a pas de règle, c'est à vous de définir quel niveau de réactivité vous voulez donner.

Deuxième étape, concevoir des parties de travail gérables. Sur quel bloc vous allez travailler ? Maintenant que vous savez à quelle vitesse vous devez être réactifs, divisez vos tâches en parties gérables qui peuvent être effectuées entre ces temps de réponse, entre ces niveaux de réactivité avec un début et une fin.

Troisième étape, planifiez du temps dédié. Ceux qui me connaissent, on parle de timeboxing, on parle de time blocking, on va parler de Pomodoro, de toutes ces choses-là. Bloquez ce temps dans votre calendrier.

Quatrième étape, si vous me connaissez aussi : communiquez clairement. C'est aussi un des éléments du Pomodoro, ne pas mettre de surprise. Faites savoir à tout le monde, avec toutes les personnes avec qui vous travaillez, que vous ne pouvez pas répondre pendant ces plages de travail intenses. Si c'est un calendrier partagé, ce sera visible pour tout le monde. Vous pouvez aussi vous mettre en "ne pas déranger", vous vous mettez dans une salle, il y a plein de possibilités.

Et cinquième étape qui est intéressant aussi, c'est de revoir régulièrement cette manière de fonctionner. Le conseil d'Anne-Laure Le Cunff, c'est justement de ne pas dupliquer les plages horaires d'une semaine à l'autre en disant « Ça a marché cette semaine, ça marchera dans l'autre. » On reprend, on revérifie, est-ce que ça s'est bien passé ou pas et comment est-ce que j'améliore pour la prochaine fois ? Est-ce que ma réactivité a été appropriée ? Justement, comment on bouge ?

Donc cinq étapes très simples.

1. Définir votre niveau de réactivité
2. Concevoir des blocs de temps qui vont être gérables
3. Planifier ce temps
4. Communiquer clairement ce que vous faites
5. Revoir régulièrement ce que vous faites pour vérifier si ça continue d'être pertinent.

Alors, on essaye quand tout ça ?

Pour aller plus loin

Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/