#85 - 4+1 outils pour des réunions multi-fils

Nous allons booster vos réunions avec non pas un outil, mais quatre outils mis dans un même outil. Je vous explique.

Bienvenue, vous êtes sûr "J'ai pas le temps pour ça", le podcast proposé par Eric Bouchet. Je partage des trucs, des astuces, des outils et des méthodes pour être plus efficace et terminer la journée plus tranquillement.

Qu'est-ce que c'est que cette histoire d'outils ? Ce sont en fait des méthodes de réunion qui nous sont proposées par l'outil Coda, qui est un outil de prise de notes, mais largement pas que. Et donc, effectivement, ça va être des outils dans l'outil puisque je vais vous proposer à la fois quatre façons de gérer des réunions et pas n'importe quelle réunion, ce qu'ils appellent des réunions multi-thread ou multi-fils si on veut le mettre en bon français. Et je vais aussi vous montrer comment faire ceci à l'intérieur de Coda. Donc on est sur du double outil, c'est ça qui est intéressant.

Vous êtes toujours avec moi ? On va essayer d'expliquer déjà ça veut dire quoi cette histoire de réunion multi-fil. La difficulté qu'avait identifié le patron de Coda, c'est que la plupart des réunions vont être à sens unique. Il y a un sujet, on les suit au fur et à mesure avec le risque, c'est qu'on traite majoritairement des sujets prioritaires ou majoritaires et qu'on ait tendance à oublier les autres.

Et donc ils ont essayé de trouver une façon de gérer ces réunions pour avoir plus de conversations à être plus efficace. Dans cet article, qui est aussi un document Coda, on va nous proposer quatre façons différentes de gérer ces réunions multi-fil ou multi-thead.

Première proposition : la salle de YouTube.

Je vous ai mis le terme anglais entre parenthèses et puis j'ai appris des mots moi aussi. C'est lié à la philosophie agile. En fait, le bullpen en bon anglais c'est le tauril, mais c'est aussi une salle de réunion agile donc le terme salle me paraissait plus approprié. Quelle est l'idée en fait avec cette salle de réunion ? C'est à la base une salle dans laquelle pendant un bloc de temps de 90 minutes, les gens venaient en réunion ou viennent en réunion encore chez YouTube, où il n'y a pas forcément d'agenda, mais l'idée c'est de rencontrer les différentes personnes qui peuvent être pertinentes pour un sujet ou un autre et ainsi d'avancer sur plusieurs sujets en parallèle. À la manière d'un événement réseau mais lié à la résolution de problème puisque tout le monde va être dans cette salle à ce moment-là.

Et la différence puisqu'on parle ici de Coda, c'est comment peut-on transformer cette pratique qui est très analogique, très physique en une solution qui pourrait fonctionner pour des équipes distribuées ? La solution qui a été trouvée, c'est que chacun puisse mettre les sujets qu'il a besoin de traiter ainsi que les personnes avec laquelle lesquelles il a besoin d'en parler, ce qui permet dans une des colonnes d'identifier les conflits éventuels si une personne a été demandée sur plusieurs sujets ce qui est tout à fait possible et aussi d'identifier qui va être pertinent ou et à partir de là on va lancer ces réunions multiples avec les différentes personnes nécessaires.

Deuxième proposition : bilan de santé silencieux de Zapier

C'est pareil c'est une des traductions. Solution qui est opérée chez Zapier, autre société très distribuée, où là l'idée est de prendre du temps en démarrage de réunion pour un état de santé. Et donc la proposition, c'est que chaque personne puisse renseigner leurs priorités de la semaine, les décisions récentes, ce qu'ils ont appris, ce dont ils ont besoin.

Tout ceci est consigné en démarrage de réunion de manière silencieuse. On leur demande aussi et c'est un hommage à la limitation de tous ces outils écrits puisque l'écrit transfère un peu moins bien les sentiments de rajouter aussi un ressenti ou un sentiment qu'on ait aussi cette vision-là.

Ceci permet d'avoir une vision globale de ce que ou chacun de l'équipe en est. Ensuite, il y a une lecture par tout le monde de ce qui a été écrit les uns par les autres. Cela permet très rapidement à chacun de se mettre au même niveau de qu'est-ce qui a été fait, qu'est-ce qu'on a dit, comment on avance et de le faire de manière très efficace.

Troisième proposition : la roue de la fortune de Stripe

L'idée est simple : tout le monde prépare, mais tout le monde ne présentera pas. Donc là dans cette idée on va avoir un certain nombre de sujets qui vont être préparés et notamment dans l'exemple de Stripe qui était de la gestion des incidents et ensuite on va en fait faire tourner la roue tout simplement pour choisir les sujets qui vont être couverts pendant la réunion. Ce qui est un moyen simple aussi d'avancer d'être efficace.

Quatrième proposition : catalyseur de décision de Coda

L'idée, qui se rapproche assez fortement de la première proposition que je vous ai présentée, c'est de pouvoir pareil tourner plusieurs réunions en parallèle avec les bonnes personnes ni plus ni moins et donc d'être le plus efficace possible.

Et la façon dont le processus fonctionne, c'est que chaque semaine, trois plages de temps d'une heure sont réservées pour toutes les personnes de l'équipe. Le lundi, le mardi et le jeudi à heure fixe, toutes les personnes sont censées être disponibles pour ces blocs de temps qui ne sont pour l'instant pas identifiés formellement. Chacun peut, dans un document central, identifier les sujets sur lequel il a besoin d'échanger et vous retrouvez pareil à l'écran des possibilités de sujet. Et une fois que tout est mis en forme, il y a une automatisation Coda qui va tourner et qui va envoyer des invitations pour le coup précises pour chaque bloc de temps à chacune des personnes qui étaient identifiées et qui est nécessaire.

Donc ça permet d'accélérer à la fois la compréhension des sujets et puis de pouvoir gérer le tout.

Voilà pour ces quatre exemples de réunions multi-fils en bon français. Vous retrouverez en lien le document Coda qui explique à la fois ces processus et qui nous donne les modèles pour tourner ces réunions dans le Coda, donc c'est vraiment du double outil à la l'outil de gestion et puis l'outil d'administration donc c'est extrêmement intéressant.

Pour aller plus loin

Le document Coda : https://coda.io/@shishir/the-art-of-the-multi-threaded-meeting

Et pour aller encore plus loin

Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/