#95 - Vous avez défini vos règles pour les outils de communication ?

Vous avez défini des règles d'usage sous vos différents outils de communication, teams, emails, téléphones, messageries, etc… ? Et ces règles-là, vous les avez communiquées ?

Bienvenue, vous êtes sur "J'ai pas le temps pour ça", le podcast proposé par Éric Bouchet. Je vous partage des trucs, des astuces, des outils, des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.

Oui, être plus efficace et terminer la journée tranquillement, c'est aussi être sûr que nos communications vont fonctionner dans le bon sens et on se rend compte avec tous les outils que nous avons à notre disposition que nous n'avons pas tous la même façon de les utiliser et les mêmes attentes. Certaines personnes vont préférer envoyer des mails, d'autres envoyer un Teams, d'autres appeler, d'autres laisser des messages vocaux, … Et on a tous une façon différente aussi de répondre à ces différents médias et des niveaux d'attente : est-ce qu'il faut répondre dans la journée, dans la demi-journée, dans les 24 heures, 72 heures ?

Tout cela, ce sont des règles, souvent non dites et qui peuvent polluer la qualité de nos relations entre collègues et avec les clients parce que justement les niveaux d'attente sont différents. On va regarder tout ça aujourd'hui puisque nous sommes dans un épisode sur les outils : comprendre nos différents outils et puis voir ensuite quelle règle vous voulez mettre en place.

Je vais m'appuyer pour cela sur une présentation qui a été faite par Isabelle Gonon pour le CNAM et qui est relativement ancienne. Elle date de 2012, cet épisode est diffusé en 2024, ça fait douze ans, et pour autant tout ce qui est dedans reste totalement pertinent et les règles sont toujours pas forcément très bien définies d'une entreprise à l'autre.

Première chose, on va distinguer justement dans les outils que nous utilisons les deux axes transmission-interaction et synchrone- asynchrone. Il y a des termes qu'on n'emploie pas tous les jours. Transmission-interaction, c'est relativement simple : est-ce que l'outil de communication que j'utilise sert à pousser de l'information, ou on va interagir ensemble dessus. Synchrone-asynchrone, c'est justement : est-ce que nous avons une interaction en temps réel les uns avec les autres ou est-ce qu'au contraire c'est une interaction en temps différé donc asynchrone, c'est-à-dire que je peux répondre plus tard.

Selon ces deux axes, Isabelle Gonon a positionné un certain nombre d'outils que nous utilisons actuellement. Et ce qui est intéressant aussi, c'est qu'on se rend compte que d'une entreprise à l'autre ces outils ne sont pas forcément toujours positionnés de la même manière, parce que parfois ils peuvent faire différentes choses à la fois. Par exemple, un outil de chat était considéré dans sa présentation de 2012 comme du synchrone alors que l'on peut argumenter qu'avec un Teams, un Slack ou autre, on peut certes répondre tout de suite ou on peut répondre en différé. Ça dépend comment vous allez l'utiliser. Donc on va voir en chat et en messagerie instantanée du synchrone interactif. Le téléphone typiquement est dans cette catégorie là aussi. Une visio qu'on va faire en Teams ou un Teams audio serait dans cette catégorie-là aussi.

On a en bas à droite pour ceux qui voient la vidéo dans la partie interaction asynchrone, l'email. Typiquement, l'email n'est pas un outil synchrone. Chacun répond quand il le peut et quand il l'a lu et à la vitesse à qui il va le faire. On a aussi d'autres éléments : échanges de fichiers et autres.

Si on regarde côté transmission on fait la distinction entre newsletter et email. C'est intéressant aussi puisqu'un email a généralement appel des réponses alors qu'une newsletter, c'est quelque chose que l'on va consulter, qu'on va lire. Même chose avec le site internet ou avec un téléchargement.

Ça, c'est un premier niveau de lecture. Le niveau plus complexe c'est si on commence à rajouter pas mal de choses. Évidemment, un webinaire ou une réunion virtuelle va être du synchrone en interactif. Un webinaire en replay typiquement ou une vidéo en replay ce sera de la transmission certes synchrone parce que je le regarde en temps réel mais c'est de la transmission donc on va voir plein de distinctions.

Pourquoi tout cela est important ? Déjà, c'est important au niveau de l'entreprise que chacune et chacun d'entre vous arrive à poser sur ces deux axes transmission-interaction et synchrone-asynchrone quels outils vous utilisez. Il y en a souvent beaucoup, j'en ai nommé quelques-uns : téléphone, SMS, email, Teams ou équivalent Slack, Google Meet, etc… les outils de visio. Parfois pour certaines entreprises on va avoir du discord aussi, on va avoir d'autres types de messageries. Et donc l'idée là-dedans c'est de pouvoir identifier tous les outils sur lesquels vous pouvez communiquer, interagir, et ensuite, collectivement, en tant qu'équipe, de définir vos règles : qu'est-ce qu'on va utiliser à quel moment, à quelle vitesse. Chacun attend que l'autre réponde pour que l'on puisse correctement finalement travailler ensemble, communiquer, et pas se mettre la pression surtout dans le sens où j'attendais que tu me répondes dans les 10h et toi tu avais une vision différente de cet outil-là. Ou c'est un outil sur lequel tu ne vas pas et donc finalement tu m'as pas répondu.

Donc définissez vos outils, définissez des règles ça permettra à tout le monde d'être plus efficace et plus tranquille

Pour aller plus loin

La présentation plus détaillée du CNAM : https://www.slideshare.net/isabelleg/outils-pour-travail-collaboratif-distance

Et pour aller encore plus loin

Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/