#5 - Combien de temps consacrez-vous à quoi ? Toggl peut vous le dire

Un logiciel pour mesurer mon temps de travail, c'est pas du flicage, ça ?

Bonjour, vous êtes bien sur le podcast « J'ai pas le temps pour ça » présenté par Eric Bouchet, où l'on partage trucs, astuces, conseils pour votre organisation en moins de trois minutes.

Aujourd'hui, on va parler de Toggl, qui est une application qui va permettre de mesurer le temps que vous passez sur vos différentes activités. Attention, je parle de mesurer vous-même, pour vous, pour comprendre ce qui se passe. Vous pouvez bien sûr partager ces mesures avec d'autres si vous le souhaitez. Mais avant tout, si on se pose la question ici, c'est simplement pour comprendre où passe mon temps dans la journée. Le fameux « ce qui est mesuré va être fait », c'est un peu ça ici. On ne peut changer que ce que l'on connaît. Si je ne sais pas combien de temps je passe sur mes différentes tâches, je vais avoir du mal à le modifier. Ça peut être aussi simplement parce que dans ma journée, j'ai un budget de temps qui est alloué et qu'à un moment donné, si je ne veux pas passer plus de deux heures sur tel ou tel projet, il faut que j'aie une petite idée de combien de temps je peux y passer de manière raisonnable et habituelle.

À quoi va servir Toggl spécifiquement, et plein d'autres qui peuvent faire ce genre de tâches ? À mesurer par tâches, projets, clients, le temps que vous passez.

Le bénéfice de ces outils, c'est qu'ils fonctionnent généralement selon deux modes. Un mode dit déclaratif où je vais simplement entrer mon temps. Ça peut être en fin de journée, ça peut être en fin de semaine, ça peut être en semaine. Et je vais dire "sur tel dossier, j'y ai passé deux heures, sur tel autre, j'ai passé une demi heure". Et le temps que ça vous prend, c'est simplement d'aller renseigner ça. Et il y a aussi un mode dit automatique où simplement vous allez appuyer sur le bouton play. Le logiciel va enregistrer le temps que vous passez sur le projet, vous appuyez sur Stop et il va vous dire « Voilà, sur ce projet là, tu viens de passer exactement 38 minutes et 22 secondes. » Cette précision-là, vraiment, on n'en a pas besoin, mais ce qui est intéressant, c'est que quand dans la semaine vous allez passer plusieurs fois sur ce même projet, même si ça ne vous prend que cinq minutes parce que vous aviez une interruption à gérer, à la fin de la semaine, Toggl et les autres vont être capables de vous dire « Sur ce projet, mis bout à bout, tu y as passé 1h45. »

C'est encore plus utile au fait, si vous avez besoin, de facturer votre temps passé, puisque le logiciel va vous donner exactement tout ce dont vous avez besoin.

En amont, ce qui va être important, c'est de bien définir les questions que vous lui posez, à savoir quelle classification vous voulez par client, par projet, par tâches, puisque derrière, le logiciel va être en capacité de vous sortir toutes ces données de la manière structurée que vous aurez choisi.

Encore une fois, mesurer son temps, c'est comme organiser ses tâches. À quoi ça va me servir ? Qu'est ce que je cherche à apprendre ? Qu'est ce que je cherche à modifier ? Et une fois que j'ai posé tout ce cahier des charges, je vais pouvoir utiliser un outil pour mesurer tout ça, prendre des bon décisions et avancer sur mon organisation.

Voilà, moins de trois minutes pour comprendre à quoi peut servir Toggl.

Pour aller plus loin

Tester Toggl : https://toggl.com/
Ou une alternative : https://clockify.me/

Et pour aller encore plus loin

Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/