#10 - Trello pour organiser projets et tâches

Il me faut un outil pour enregistrer les tâches que j'ai à faire, les projets que je veux suivre. On m'a parlé de Trello, est ce que ce serait la solution pour moi ?

Bonjour et bienvenue, vous êtes sur le podcast « J'ai pas le temps pour ça » où l'on partage en moins de trois minutes des méthodes, des outils, des trucs et astuces pour être plus efficace et terminer la journée plus tranquillement.

Pourquoi Trello ? Pourquoi pas. Dans notre modalité d'organisation, il va nous falloir un calendrier. Il va nous falloir quelque chose pour stocker les informations et puis pour suivre nos projets, nos tâches. Trello peut être une des solutions. Il y en a beaucoup d'autres, mais pour l'épisode d'aujourd'hui, on va s'intéresser à celle-ci.

Quelle est la particularité de Trello ? La première, c'est son organisation en colonnes. On parle de Kanban. C'est une formulation en colonne où on va retrouver tout simplement les tâches qu'il y a à faire, les tâches qui sont en cours et les tâches que vous avez faites. L'intérêt, c'est que c'est très visuel et que c'est très ludique aussi ou physique d'une certaine manière, puisque vous allez pouvoir déplacer les cartes d'une colonne à l'autre au fur et à mesure où vous avancez dans vos projets. Trello n'est pas limité à cette structure "à faire"-"en cours"-"fait". Vous pouvez changer les titres des colonnes, et vous pouvez l'adapter à vos besoins.

L'élément le plus petit, le plus granulaire de Trello, c'est la carte dans laquelle vous allez renseigner un certain nombre d'informations. Vous allez pouvoir lui assigner des étiquettes également pour suivre les projets plus facilement, mettre des personnes en face, mettre des pièces jointes et des descriptions, ce qui fait que c'est un outil qui va être aussi très utile seul ou en équipe. Il a beaucoup de vertus aussi à être utilisé en équipe.

Dans une carte Trello, chaque carte va pouvoir représenter une tâche, mais également contenir des sous-tâches via les checklists. C'est ça qui devient intéressant, c'est que vous allez pouvoir définir les choses de manière très précise, y compris avoir des personnes différentes pour chacun des éléments, donc identifier des personnes pour chacune des tâches, identifier des dates pour chacune des tâches qui sont dans la checklist. Vous allez pouvoir soit considérer qu'une carte est une tâche, soit qu'une carte est une tâche, soit une carte est un sous-projet qui va contenir des sous-tâches.

L'autre intérêt de Trello, c'est que vous n'êtes pas limité à cette vue en colonne. Vous allez pouvoir maintenant, avec les différentes vues qui sont proposées, avoir soit une vision de ce qu'ils appellent le calendrier ou le chronogramme. Le calendrier qui vous permet simplement de voir toutes les tâches qui sont assignées par jour. Très utile quand vous êtes seul, très intéressant quand on est en équipe également. Et également voir la vue dite chronogramme, une forme de diagramme de Gantt dans lequel vous allez définir non seulement la date de fin de la tâche, mais aussi la date de début et de voir un petit peu le déroulé complet. Ce qui peut aussi permettre, comme d'autres outils, de comprendre la charge de travail qu'il y a dans les différentes personnes de l'équipe si vous choisissez d'utiliser Trello en équipe.

Ce n'est pas la seule vue. On a la vue chronogramme, on a la vue calendrier. Nous avons aussi une vue tableur qui existe maintenant, qui permet de voir toutes les tâches listées les unes sous les autres.

L'autre intérêt de Trello, au delà de cette fonctionnalité d'organisation de tâches de checklist, c'est que vous allez pouvoir automatiser un certain nombre de choses et définir des règles. C'est très utile aussi pour gagner du temps sur votre façon de gérer les tâches. Ça peut être aussi utile en équipe pour encourager certains comportements. Par exemple, quand la tâche va être passée directement sur « fait », ça va permettre d'enlever la checklist, d'enlever les dates, donc de simplifier un certain nombre de choses.

Pour aller plus loin

Des articles sur Trello sur le blog OutilsNum

• https://outilsnum.fr/trello-business-class-payant/
• https://outilsnum.fr/butler-automatise-vos-actions-dans-trello/
• https://outilsnum.fr/guide-trello-17-solutions-doper-vos-tableaux/

Pour aller encore plus loin

Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/