Nous sommes en janvier 2025, et si vous en profitiez pour faire un audit de productivité, sur vous ou votre équipe avec ces conseils de Toggl ?

Nous sommes en janvier 2025, et si vous en profitiez pour faire un audit de productivité, sur vous ou votre équipe avec ces conseils de Toggl ?

Bienvenue, vous êtes sur "J'ai pas le temps pour ça", le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous partage des trucs, des astuces, des outils et des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.

Cette proposition, elle vient de Toggl, l'application qui sert à mesurer votre temps et qui est très utile soit seul, soit également en équipe.

Dans l'idée, l'audit de productivité, c'est une évaluation systématique des ressources, processus, outils, flux travail et pratiques de l'organisation pour améliorer l'efficacité de la productivité. Donc on va analyser tous les éléments et voir ce que l'on peut en changer.

Quels sont les avantages selon Toggl ? Ils en voient cinq.

1. l'amélioration de l'utilisation des ressources pour identifier les projets ou les ressources sont sûres ou sous-utilisés, optimiser les ressources disponibles et prendre de meilleures décisions en matière de recrutement.

2. l'optimisation des processus et des flux de travail pour détecter les goulets d'étranglement ou les lacunes dans les flux de travail qui permet aux équipes de restructurer les processus en conséquence.

3. l'encouragement de l'auto responsabilisation pour identifier ce qui marche, ce qui ne marche pas dans les équipes et ainsi être plus efficace ensemble.

4. l'amélioration du moral de l'équipe pour pouvoir identifier justement ce qui marche et le développer.

5. identifier des besoins éventuels en formation, en en comprenant les tâches ou les domaines qui ralentissent ses équipes et déterminer là où une formation serait bénéfique.

Pour faire cet audit de productivité, Toggl nous propose 7 étapes :

Numéro un : définir les objectifs, les périmètres et les indicateurs clés de performance, les fameux KPI, déterminer les domaines de l'entreprise à auditer, qu'il s'agisse d'un audit de productivité personnelle, on en parlait ou d'équipe et définir ce qu'on va mesurer.

Deuxième étape : collecter les données quantitatives et qualitatives. Rassembler les informations sur les performances des personnes, les processus opérationnels, l'utilisation des ressources en utilisant les outils de suivi temps et des entretiens.

Troisième étape : comparer par rapport à des concurrents ou à des références. On va pouvoir prendre des benchmark de l'industrie, de voir combien de temps cela prend par exemple de faire un devis, d'éditer une facture, de faire une réponse à un appel d'offres, de préparer un dossier, et caetera, et caetera. Donc toutes les tâches que vous faites, il y a un certain nombre de gens qui les font aussi, donc ça peut être intéressant de voir quelles sont les références là-dedans.

Quatrième étape : évaluer l'utilisation des ressources par projet, et là vous allez comparer l'existant au planifié.

Numéro cinq : analyser les flux de travail. Avez-vous des tâches manuelles ou répétitives dans ces flux? Des passations manquées entre les acteurs et ou des erreurs introduites à certaines étapes. On reprend vraiment tout le flux, on essaie de voir comment ça fonctionne.

Étape numéro 6: identifier les goulets d'étranglement et les opportunités d'amélioration. Cette étape là est assez complexe et complète et va se faire en trois temps.

• D'abord chercher les différences des motifs, des patterns ou des problèmes comme des tâches qui mettent systématiquement plus de temps que prévu, des employés qui sont sous pression, des dates limites qui sont manquées ou repoussées et ou des problèmes de qualité.

• Une fois que vous avez posé tout cela, essayez de comprendre pourquoi : est-ce qu'on a une chefferie de projet qui est trop ambitieuse sur les dates, ou est-ce que l'équipe aurait besoin de meilleurs outils ? Peut-être qu'il passe du temps à apprendre ou mettre à jour les outils existants ou pas.

• Et enfin troisième temps, on va chercher des solutions.

Dernière étape : créer un plan d'action. Avant d'améliorer la productivité, on va ranger les solutions par priorité et on peut même les productivité, on va ranger les solutions par priorité et on peut même les catégoriser par type, temps, prix, les mettre en place, impact et urgence. Ça me rappelle très fortement le cube de Stern pour ceux qui connaissent, prendre des décisions, oui on va essayer de choisir ensuite les solutions qui vont être les plus efficaces et ce que nous recommande Toggl dans ce contexte là c'est de commencer par les quick win pour améliorer la productivité rapidement et créer du mouvement puis on va s'intéresser ensuite aux solutions à plus long terme.

Le conseil bien évidemment, c'est de répéter cet audit de manière régulière. Ce ne sont pas des événements ponctuels, ils doivent être effectués périodiquement pour assurer une amélioration continue des processus et d'efficacité organisationnelle.

On reprend les sept étapes de la proposition de Toggl :

1. définir les objectifs, le périmètre, les indicateurs clés de performance

2. collecter les données quantitatives et qualitatives

3. comparer par rapport à des concurrents ou des références

4. évaluer l'utilisation des ressources

5. analyser les flux de travail

6. identifier les goulets d'étranglement et les opportunités d'amélioration

7. créer un plan d'action.

Pour aller plus loin

L'article de Toggl sur le sujet : https://toggl.com/blog/productivity-audit

Et pour aller encore plus loin

Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/