#139 - Quand la mesure du temps tourne mal

Il y a une vraie pertinence à mesurer le temps qu'on passe sur nos différentes activités et pourtant l'idée elle-même n'est pas toujours très bien acceptée.

Il y a une vraie pertinence à mesurer le temps qu'on passe sur nos différentes activités et pourtant l'idée elle-même n'est pas toujours très bien acceptée.

Bienvenue, vous êtes sur "j'ai pas le temps pour ça", le podcast proposé par Eric Bouchet. Je vous partage des trucs, des astuces, des outils, des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquillement.

C'est chez Toggl que je suis allé chercher cette réflexion sur les cas où la mesure du temps peut ne pas très bien se passer. Toggl c'est mon outil de mesure de temps justement donc ils sont assez bien placés sur le sujet et ils nous disent que oui il peut y avoir quatre cas où la mesure du temps va être plus ou moins bien acceptée notamment quand on en parle dans un contexte d'équipe bien évidemment.

Les quatre cas, lesquels sont-ils ?

Premier niveau on va parler de micro management et de surévaluation de la productivité ou une attention portée un peu trop fort à la productivité. C'est le cas où les managers vont utiliser les mesure de temps pour de la surveillance des employés. Comme je l'ai dit c'est intéressant pour savoir où notre temps passe pour faire de retour d'expérience mais pas dans ce cas-là. Donc dans cette logique de micro management quels sont les risques ? On a évidemment un risque de manque de flexibilité puisqu'on va vérifier scrupuleusement le temps que vous allez passer et évidemment un risque de stress et potentiellement en suivant de burn-out parce qu'un suivi un peu trop précis et potentiellement aussi une emphase un peu trop importante sur la quantité, le temps passé plutôt que sur la qualité. Donc premier risque, micro management et une emphase trop importante sur la productivité.

Deuxième risque bien évidemment tout ce qui va être vie privée ou information privée en règle générale, confiance et question légale bien évidemment. La première chose on s'en doute c'est que le fait de mesurer de manière aussi précise le temps peut induire un manque de confiance de la part des employés sur ce qui va en être fait, lié à ça une utilisation erronée des données, une interprétation différente qui peut conduire à des évaluations de performance qui ne sont pas justes et on a bien évidemment encore plus en Europe on parle du RGPD de questions légales. Est-ce que j'ai bien le droit de mesurer ce temps-là et dans quelles circonstances et pour quel usage et pendant combien de temps je garde les informations.

Troisième problème identifié par Toggl, une utilisation inappropriée et une approche où on essaie de tout faire avec le même outil. Là ce qu'ils vont mettre en avant c'est un problème de customisation qui finalement l'outil que je vais utiliser pour suivre mes temps ne correspond pas exactement à notre façon de procéder et donc finalement je vais pas suivre exactement la bonne information liée à ça, un désalignement entre cette pratique qui peut être utile et la culture de l'entreprise suivant comment on va fonctionner et potentiellement dernier point qui peut se passer, c'est des problèmes techniques aussi qui font que la mesure du temps ne va pas fonctionner du tout.

Dernière limite, dernière contrainte qu'ils ont identifié un problème de formation et de support technique ou de soutien. Oui ce n'est pas le tout comme pour beaucoup d'outils qu'on utilise quasiment à la majorité on nous met l'outil dans les mains et on espère qu'on va comprendre à quoi ça sert de réexpliquer pourquoi dans quel but on va mesurer le temps et lié à ça quel temps on va mesurer et quel temps on va choisir de ne pas mesurer c'est aussi l'un des points dans mes accompagnements c'est qu'on va pas forcément la totalité de ma journée et de ma semaine, mais mesurer ce qui est aligné avec les objectifs sur lesquels j'ai besoin d'avoir des informations. Donc on va parler aussi dans l'acceptation de résistance et ou d'accompagnement au changement, pourquoi est-ce qu'on le fait et pourquoi ce serait pertinent.

Donc on le voit quatre risques très bien identifiés et pas très surprenants :

• micro management et emphase un peu trop importante sur la productivité

• respect de la vie privée, confiance et problèmes légaux

• utilisation inappropriée et outils pas forcément adaptés

• manque de formation et manque de soutien sur ce que l'on va en faire.

C'est dommage parce que nous dit Toggl il y a cinq bénéfices à mesurer les temps, j'en parlé d'un certain nombre.

• ça peut aider à améliorer la productivité en identifiant où mon temps est passé en voyant ce qui ne marche pas ce qui marche et comment est-ce qu'on peut bouger.

• ça va permettre bien évidemment d'améliorer les estimations sur les temps à passer sur les projets d'autant plus si on a des projets qui se ressemblent, le fait d'avoir mesuré le projet a va me permettre d'être plus précis sur le projet b

• une meilleure allocation, une meilleure gestion des ressources que ce soit le temps des personnes, le temps des outils

• une meilleure facturation

• identifier des goulets d'étranglement et des endroits où on va perdre beaucoup plus de temps que prévu et qui n'avaient pas forcément été vu avant.

Donc à vous de voir ça reste très pertinent à titre individuel, ça peut être très utile aussi en équipe notamment dans un contexte de gestion de projet. Comment vous mettez en place en étant vigilant sur les quatre points de risque que l'on a identifié.

Pour aller plus loin

L'article de Toggl sur le sujet : https://toggl.com/blog/why-time-tracking-is-bad

Et pour aller encore plus loin

Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/