#29 - Hackez le système et automatisez tout avec Zapier

On m'a dit qu'il fallait que je consolide tous mes outils, mais je fais comment moi ?

Bienvenue, vous êtes sur le podcast « J'ai pas le temps pour ça » présenté par Eric Bouchet. On partage des trucs, des astuces, des méthodes pour être plus efficace au quotidien et terminer la journée plus tranquille.

Et oui, en effet, dans la capture et dans la méthode Getting Things Done, qu'est ce qu'on dit ? On dit qu'il faut rassembler tout ce que vous avez à faire au sein d'une espèce de boîte de réception unifiée. Sauf que les sources, il y en a plein, donc comment faire pour retrouver tout ça ? Ça va être l'un des premiers usages et l'un des premiers bénéfices d'une application comme ZAPIER, qui va permettre de relier entre elles des applications qui n'avaient pas forcément prévu de se parler. Vous allez pouvoir passer du mail à la gestion de tâches, à la prise de notes, au stockage de documents, des images, publications sur les réseaux sociaux. Tous ces éléments vont pouvoir se parler, récupérer les informations les uns des autres, ce qui va nous permettre de gagner beaucoup de temps.

Premier élément de ZAPIER, relier les applications entre elles.

Deuxième élément, c'est lié, mais on peut aussi faire plein de choses, ça va être automatiser. Automatiser notamment les tâches répétitives ou les choses que vous avez faites plusieurs fois. On va dire l'un des adages, c'est si vous devez faire deux ou trois fois la même chose et que ça vous prend du temps, réfléchissez comment l'automatiser pour aller plus vite les fois d'après, ce sera beaucoup plus efficace.

Quelques exemples à quoi peut bien servir Zapier ? Quatre exemples tirés de mon usage personnel.

1. Le premier, justement, sur cette boîte de réception unifiée, j'ai reçu un mail qui devrait être une tache. J'ai un moyen de transformer cet email de Gmail en tache To Do list. C'est l'un des intérêts de Zapier.
2. Deuxième élément, vous avez une carte Trello qui arrive à échéance. Vous pouvez envoyer un message sur votre messagerie d'entreprise, que ce soit Slack, Teams ou un SMS ou un e mail, comme vous préférez.
3. De la même manière, une réunion va bientôt commencer. Elle est dans votre agenda. Vous pouvez envoyer un rappel sur Slack ou sur Teams aux personnes présentes pour trouver cela.
4. Dernier élément qui commence à être de plus en plus courant de manière native avec les gestionnaires d'applications ou de réunion, préparer, créer le document de compte rendu de réunion dans Dropbox, si vous utilisez Dropbox, ça peut être One Drive, ça peut être d'autres stockages. Ça va créer le fichier, le préremplir avec les éléments de la réunion en prenant les informations du calendrier.

Tout des petites choses qui vont soit me faire gagner du temps, soit éviter que j'oublie. Si vous voulez plus de détails, je vous mets aussi, pour ceux qui vont lire la transcription ou en tout cas accéder à la page du podcast, des exemples issus du blog de Zapier lui même. Et il n'y en a pas qu'un.

On a déjà cinq catégories d'exemples.

• Ici, pour automatiser la gestion de projet, créer des tâches de manière régulière, créer des tâches d'une application à l'autre, il y a plein de possibilités.
• Vous pouvez aussi utiliser Zapier pour automatiser votre façon de prendre des notes. Comme on le disait, ça peut être pour créer des notes de réunion, ça peut être pour créer des cartes Trello de To Do List quand vous créez une nouvelle note ou dans l'autre sens, les deux sont possibles.
• Vous allez pouvoir aussi l'utiliser pour automatiser votre email, par exemple, pour certaines personnes, sauver les pièces jointes automatiquement. Un exemple simple.
• Vous allez pouvoir utiliser aussi Zapier ou d'autres outils d'automatisation pour mieux organiser vos fichiers. C'est une des possibilités.
• Et enfin, cinquième exemple que je vous propose, gérer les réunions, on en a parlé, ça peut être préparer le compte rendu, ça peut être envoyer un message quand la réunion commence, etc.

Vous le voyez, plein d'usages. Zapier est une des possibilités des outils d'automatisation. Il y en a de plus en plus qui se viennent disponibles. Regardez encore une fois ce que vous pouvez en faire. L'idée, comme toujours, c'est de gagner du temps dans ce que vous allez faire de manière répétitive. Et quand on va relier les applications les unes entre elles, ne rien oublier de ce que vous avez à faire.

Pour aller plus loin

L'article sur le blog OutilsNum : https://outilsnum.fr/zapier-automatisation-applications/

5 exemples sur le blog Zapier

• gestion de projets : https://zapier.com/blog/project-management-automation/
• prise de notes : https://zapier.com/blog/automate-note-taking/
• emails : https://zapier.com/blog/email-automation/
• fichiers et dossiers : https://zapier.com/blog/organize-files-with-automation/
• réunions : https://zapier.com/blog/meeting-management/

Et pour aller encore plus loin

Un accompagnement : https://outilsnum.fr/organise-pour-reussir/